Espaces et mobilité pour un flex-office optimisé

Avec l’apparition du flex-office et l’augmentation des coûts du m² tertiaire, vos espaces de collaboration sont amenés à évoluer pour être de plus en plus polyvalents et flexibles. Les différents points à considérer sont les suivants : l’agencement, les espaces spécialisés, la mobilité et les équipements associés.

Je vous propose de lire la suite de cet article si le sujet correspond à votre problématique ! 😉

1#ESPACES FERMÉS

Aujourd’hui, avec le flex-office qui s’étend dans les entreprises, les bureaux individuels sont en voie de régression, tandis que des espaces dédiés à différents usages apparaissent.

Quels sont ces espaces –en plus des salles de réunion traditionnelles- et comment sont-ils équipés ?

  • Les espaces individuels
    Dans les espaces ouverts, l’ennemi public numéro 1 reste la nuisance sonore, notamment lors des appels téléphoniques ; pensez donc à mettre à disposition de vos collaborateurs de petits espaces fermés dotés d’un système d’audioconférence, d’une table et d’une bonne isolation acoustique afin que chacun puisse s’isoler et ne pas déranger autour de lui 😉
  • Les bulles de communication ou HuddleRoom
    Il s’agit de petits espaces pouvant accueillir jusqu’à 5/8 personnes sur de courtes durées. Ils sont équipés d’une table et d’assises -déclinables en version haute ou hauteur traditionnelle- et a minima d’un écran et d’un système de partage de documents sans fil.

Bulle de communication

  • Les espaces de créativité

L’innovation fait partie des enjeux de l’entreprise ? Alors il faut prévoir des espaces pour pouvoir solutionner des problèmes complexes, et ce dans un véritable espace ludique et dédié à la création de solutions nouvelles.
Cet espace sera agencé de façon décalé, disposera de mobilier mobile et reconfigurable et de technologies de collaboration intuitives pour capter toutes les idées et les enrichir. La description complète d’un tel type d’espace se retrouve dans notre Guide de la salle de créativité.

  • Les espaces de visiocollaboration
    Pour créer le pont opérationnel avec tous les collaborateurs et partenaires distants (clients, fournisseurs, ….), la salle de visiocollaboration est un espace important à proposer dans vos locaux en FlexOffice. Ce lieu est doté d’un système de visioconférence couplé avec un outil complet de partage de documents en temps réel pour tous les participants locaux et distants ; il est également agencé pour que chacun puisse s’exprimer (oralement et par un contenu électronique), se voir, être vu et enfin voir l’écran sans se gêner.

Salle de Visiocollaboration

2#ESPACES OUVERTS

C’est bien sûr la tendance de fond du FlexOffice : les espaces « in between »- permettent aux collaborateurs d’échanger en toute décontraction autour d’un café, d’une table basse ou … d’une plante verte. Nous ne nous étendrons pas sur ce sujet largement connu et abondamment pourvu en littérature de toute sorte et nous contenterons d’appuyer sur LE point qui n’est pas toujours bien traité : l’acoustique. On voit encore trop souvent de superbes espaces, parfaitement meublés et décorés, mais fatiguant à l’usage sur le plan sonore.

3#MOBILITÉ

Avec la mise en place du flex-office vous encouragez vos collaborateurs à la mobilité et au télétravail, ce qui peut vous amener à répondre à une problématique : comment ne pas trop perdre le sentiment d’appartenance et le lien entre vos collaborateurs et l’entreprise ?  Plusieurs réponses sont possibles :

Cela ne remplace pas le face-à-face à 100% mais permet tout de même d’établir une relation beaucoup plus forte qu’un simple coup de fil, sans même parler des mails.

  • Le robot de téléprésence

Afin de renforcer le lien d’appartenance à un groupe, rien de plus sympathique que de pouvoir se téléporter dans le bureau de ses collègues 😉

 

  • Les réunions d’équipe à l’extérieur afin de vivre des expériences collectives
  • Une communication interne régulière et digne d’intérêt

 

En conclusion, une bonne mise en place du flex-office provoque inévitablement une nouvelle façon de penser ses espaces de collaboration et favorise la mobilité des collaborateurs.

Si vous aussi, vous souhaitez équipez vos différents espaces de collaboration afin de favoriser la mise en place du flex-office dans vos locaux, n’hésitez pas à solliciter Motilde. Nous vous accompagnerons dans la transformation de vos espaces 😉

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