6 critères de choix pour un système de réservation de salles

Vos salles de réunion sont tout le temps réservées. Il faut vous y prendre deux semaines à l’avance pour réserver une salle de réunion. Vous êtes tout le temps dérangé pendant votre réunion. Vos salles de réunion sont réservées d’une semaine sur l’autre en étant souvent vides. Le planning de vos salles est affiché via une feuille A4 collée à l’entrée de la salle, mais il n’est jamais à jour, en plus ce n’est pas du tout esthétique. Si vous vous sentez concernés il est urgent d’opter pour une solution de réservation de salles. Vous avez de la chance, la France est aujourd’hui le pays le mieux loti à ce niveau. Focus sur les indispensables de la réservation de salles.

1# VOTRE MESSAGERIE

Exchange et Office 365 sont les seules messageries compatibles à 100 %. Les entreprises françaises de plus de 50 millions de Chiffre d’affaires l’ont choisi à plus de 85%…

Vous trouverez certaines solutions compatibles avec GMAIL, mais vous aurez toujours des fonctionnalités en moins par rapport aux messageries Microsoft.

2# CHOISIR UNE DALLE TACTILE À L’ENTRÉE DE LA SALLE

Cette dalle tactile va servir à afficher les informations de la réservation avec les participants et l’objet de la réunion. Elle peut également servir à réserver la salle à la volée à l’instant T. Cette dalle pourra être également utilisée pour d’autre type d’affichage lorsque celle-ci ne sera pas utilisée pour la réservation de salles de réunion.

3# LE MOYEN DE VALIDER LA RÉSERVATION UNE FOIS DANS LA SALLE

Les moyens utilisés le plus souvent pour valider votre réservation sont :

  • le code PIN : chaque salarié dispose d’un code individuel qu’il va notifier sur la dalle de réservation de salle pour confirmer sa réservation avant de rentrer dans la salle de réunion
  • le badge : RFID ou NFC la plupart des dalles tactiles de réservation de salles sont compatibles avec les badges NFC/RFID de l’entreprise. Une confirmation par badge nominatif peut ainsi être demandée.
  • le détecteur de présence, l’avantage de cette solution c’est qu’il n’y a aucune action humaine puisque le détecteur est directement relié à la solution. Seul inconvénient aucun moyen de savoir si la personne qui a été détectée est bien celle qui a réservé.

 

4# POUVOIR FACILEMENT S’ORIENTER

Certaines solutions peuvent vous indiquer le chemin à suivre dans le bâtiment pour vous rendre à la salle de réunion réservée.

5# LES ZONES RÉSERVABLES OU NON RÉSERVABLES

Choisir une solution qui permet de faire cette distinction est indispensable. Il est important pour vos collaborateur de pouvoir s’isoler quelques minutes sans être déranger. Cela correspond bien à l’usage de la plupart des zones non réservables : une bulle de com, une cabine téléphonique, un espace de confidentialité. Tous ces espaces vont être gérés via une diode rouge ou verte couplée à un détecteur de présence. Cette diode sera facilement visible de l’extérieur.

6# APPLI MOBILE

Vous pensez peut-être que c’est un gadget, mais en fait pas du tout. Cela permet de rendre facilement accessible la solution à tous vos collaborateurs en temps réel. Le téléphone est dans ce cas l’outil le plus pratique.

Le plus simple pour ce type de solutions reste de faire appel à un expert qui sera vous conseiller en fonction de vos besoins actuels et futurs.

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