Après de nombreuses recherches, vous êtes enfin prêt et convaincu qu’une solution de visioconférence est un atout pour votre business ! Mais comment choisir la solution la plus adaptée à votre activité ? Quelles sont les erreurs à éviter quand on souhaite investir dans une telle solution? Découvrez nos conseils !

Sélectionner une solution de visioconférence : les 3 points clés

Le nombre de participants

Le choix d’une solution de visioconférence dépend avant tout de l’usage que vous en ferez, du nombre de personnes qui seront susceptibles de l’utiliser et des circonstances de son utilisation. L’équipement n’est pas le même pour un webinaire avec plusieurs centaines de participants, une réunion entre dix employés ou des entretiens individuels.

Il est également important de prendre en considération la localisation des différents intervenants, et l’équipement de visioconférence, individuel ou collectif, que cela implique.

La facilité d’utilisation

Une solution de vidéoconférence n’est efficace que si elle est correctement adoptée et utilisée par vos employés. D’où l’importance, d’une part de sa compatibilité avec vos systèmes existants (notamment avec les différents systèmes d’exploitation utilisés par vos employés), d’autre part de sa facilité de prise en main.

Plus l’organisation et l’accès à une réunion sont faciles et intuitifs, plus vos employés seront enclins à l’utiliser.

La sécurité

La sécurité est un enjeu majeur pour les entreprises aujourd’hui, et les solutions de vidéoconférence n’échappent pas aux attaques de l’extérieur. Votre système de vidéoconférence doit garantir une bonne connectivité tout en maintenant un niveau de sécurité élevé.

Voici 4 caractéristiques de sécurité à rechercher lors du choix d’une solution de visioconférence :

  • Chiffrement de bout en bout : Cette fonction garantit que les communications entre tous les participants à une réunion sont cryptées. La solution Zoom , qui a été mise sur la sellette sur ce point voici quelques années, a installé  cette fonctionnalité  depuis lors.
  • URL de réunion personnalisée : Cette fonction permet à l’hôte de personnaliser les URL de la réunion envoyées aux participants qui doivent s’y joindre. Les URL de réunion personnalisées empêchent également les participants non invités de se joindre à la réunion.
  • Verrouillage de la réunion : Cette fonction permet à l’hôte de verrouiller la réunion une fois que les participants requis ont rejoint la vidéoconférence.
  • Salle d’attente : Une salle d’attente permet à l’hôte d’avoir un contrôle sur les personnes qui se joignent à la réunion, en faisant attendre les participants dans une salle virtuelle jusqu’à ce que l’hôte les laisse entrer. Cela permet également de retarder tout incident si un participant non désiré tente de rejoindre la réunion.

Il est également important de sécuriser tous les ordinateurs placés dans les salles de réunion accessibles aux utilisateurs, qui pourraient être compromis par les visiteurs.

Choix d’une solution de visioconférence : les pièges à éviter

1# Prendre une solution propriétaire sans passerelle

Pour aborder cette notion, il est important de vous la définir. Il existe deux types de solutions de visioconférence:

  • La solution standard : le protocole H323/SIP est le standard professionnel (regroupement de plusieurs protocoles spécialisés : vidéo (MPEG4), audio (G7xxx, Opus) et données (H239)). Grâce à ce protocole, votre système de visioconférence peut « parler » à tout autre équipement standard.
  • Les solutions propriétaires : ces solutions n’utilisent pas ce standard et nécessitent des passerelles pour échanger avec le protocole H323/SIP, c’est pourquoi ces solutions sont plus fermées et moins simples pour communiquer avec des tiers qui utilisent un autre standard.

Pour illustrer ce propos, Skype et Zoom sont par exemple des solutions de visioconférence propriétaires : Skype ne discutera qu’avec Skype, et Zoom ne discutera qu’avec Zoom.

Cependant, votre système de visioconférence n’est pas  uniquement utilisé en interne. Vos fournisseurs, clients et tous n’utilisent pas forcément la même solution de visioconférence que vous.

De plus, les solutions de visioconférence standards permettent d’inviter vos partenaires extérieurs à partir d’un simple navigateur.

2# Penser que le positionnement de la caméra de visio n’a pas d’importance

L’agencement de la salle et l’équipement de visioconférence sont des points essentiels. Pour avoir un système de visioconférence de qualité, le positionnement de la caméra est un élément clé pour différentes raisons :

  • Eye-contact : la caméra doit, impérativement, être placée de manière à filmer tous les participants et être mise à hauteur des yeux. Comme lors d’un vrai entretien, les personnes peuvent se regarder dans les yeux.
  • Fatigue visuelle : la lumière naturelle doit être perpendiculaire à l’écran pour éviter des contre-jours, facteur de la fatigue visuelle.
  • Consommation de la bande passante : la lumière naturelle n’étant pas stable, elle fait consommer plus de bande passante en visioconférence car le principe de celui-ci consiste à encoder tous les pixels qui bougent.

3# Penser que l’ergonomie de la salle n’est pas importante

L’agencement de la salle est un point essentiel. Pour un usage de votre solution de visioconférence dans des conditions optimales, plusieurs points doivent attirer votre attention :

  • Le mobilier : il doit être adapté et permettre à tous les participants de voir l’écran et d’être tous vus par le site distant
  • L’acoustique : il faut éviter de choisir une pièce avec des murs vitrés. Cela participe à la réverbération du son ce qui va le dégrader en visioconférence. Il est conseillé, si vous vous trouvez dans ce cas, de prévoir un ou deux murs habillés avec un matériau absorbant acoustique
  • L’éclairage : en général, il est conseillé que chaque participant se trouvant dans la salle doit être correctement éclairé (200 lux environ)

4# Penser que la bande passante n’est pas aussi importante que le choix de votre solution de visioconférence

Pour bénéficier d’une bonne expérience en visioconférence, c’est-à-dire en haute définition (720p) et un son de bonne qualité (pas de coupure audio), il faut compter environ 1Mb/site distant.

Sans ce minimum de débit respecté, vous risquez de frustrer vos collaborateurs dans l’utilisation du système de visioconférence et de rendre impossibles leurs entretiens à distance.

5# Penser que l’essai de la solution de visioconférence n’est pas nécessaire

Une bonne solution de visioconférence peut vite représenter un coût important dans l’entreprise. Avant de sauter le pas, il faut que votre intégrateur puisse vous faire essayer différentes solutions : à vous mais surtout à vos futurs utilisateurs afin que vous puissiez choisir la solution de visioconférence qui vous convient le mieux en termes d’utilisation.

Cela favorisera son utilisation en interne et vous permettra d’avoir un retour sur investissement plus rapide.

N’hésitez pas à contacter un de nos spécialistes qui maîtrise tous ces points et pourra vous conseiller avant de vous lancer dans l’acquisition d’une nouvelle solution de visioconférence.

Mais comment faire le choix de l’ecosystème visioconférence adapté aux besoins de son entreprise ?

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