Wie ein Unternehmen die ersten Stunden einer Krise bewältigt, bestimmt häufig, wie lange die Lage andauert und ob sie sich am Ende gut auflösen lässt. Wer früh reagiert, verschafft sich einen erheblichen Vorsprung. Und wer die Initiative behält, gerät nicht in die Rolle des Getriebenen.

Entscheidend ist deshalb, die richtigen Köpfe zur richtigen Zeit am richtigen Ort zusammenzubringen. Dieser Ort ist der eigens vorbereitete Krisenraum. Er sollte nah genug am Tagesgeschäft liegen, damit der Krisenstab schnell arbeitsfähig ist, zugleich aber abseits des Normalbetriebs liegen: sicher, ruhig und vor neugierigen Blicken geschützt.

Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Einrichtung eines Krisenraums ankommt, und geht besonders auf die audiovisuelle Technik ein, die dort ihren Platz findet.

Was ist ein Krisenraum?

Ein Krisenraum ist ein Raum, der ausschließlich der Bewältigung kritischer Lagen und Notfälle in einem Unternehmen oder einer öffentlichen Einrichtung dient. Hier laufen Menschen und Informationen zusammen, wenn es ernst wird: bei einem schweren Betriebsausfall, einem Sicherheitsvorfall, einem Cyberangriff, einer Naturkatastrophe oder jedem anderen unvorhergesehenen Ereignis, das den Betrieb oder die Sicherheit von Menschen und Sachwerten gefährdet.

Wie ein solcher Raum aussieht, fällt sehr unterschiedlich aus. Die Bandbreite reicht vom schlichten Besprechungsraum mit Telefon und Laptop bis zum hochgerüsteten Lagezentrum mit Videoüberwachung, interaktiven Dashboards, gesicherten Verbindungen zu den Kräften vor Ort und dedizierter Krisenmanagement-Software.

Sein eigentlicher Zweck bleibt derselbe: schnelle und verlässliche Kommunikation zwischen Krisenstab, Entscheidungsträgern und externen Beteiligten wie Behörden, Medien, Kunden oder Lieferanten. Hinzu kommt der geschützte Rahmen, um Informationen zu sammeln und zu bewerten, taktisch wie strategisch zu entscheiden und einen abgestimmten Maßnahmenplan aufzusetzen.

Krisenraum oder Kontrollraum: wo liegt der Unterschied?

Kontrollraum und Krisenraum dienen beide dem Umgang mit kritischen Lagen. In Funktion und Zuschnitt unterscheiden sie sich jedoch deutlich.

• Der Kontrollraum überwacht und steuert den laufenden Betrieb im eingeschwungenen Zustand. Die Operatoren behalten Daten- und Informationsströme im Blick, erkennen Abweichungen frühzeitig und greifen vorbeugend ein, bevor es zu Unterbrechungen oder Ausfällen kommt.
• Der Krisenraum kommt dann ins Spiel, wenn eine Lage dringlich wird und die normale Leistungsfähigkeit des Kontrollraums übersteigt. Dort kommt der Krisenstab aus Entscheidern und Fachleuten unverzüglich zusammen, sieht und hört dieselben Daten und entscheidet gemeinsam.
• Bei allen Unterschieden gibt es auch Gemeinsamkeiten. Beide Räume sind technisch anspruchsvoll ausgestattet und auf zügige Abstimmung im Team ausgelegt. Beide folgen zudem ergonomischen Normen, denn in beiden wird über viele Stunden hinweg konzentriert gearbeitet.

Funktional liegt der Krisenraum zwischen Kollaborationsraum und Kontrollraum. Vom einen übernimmt er die Werkzeuge für Kommunikation und geteilte Inhalte, vom anderen die Instrumente zur Überwachung und Analyse.

Statt beide Räume gegeneinanderzustellen, versteht Motilde Krisenraum und Kontrollraum als komplementär. Der Krisenraum ist die natürliche Verlängerung des Kontrollraums. Denn viele Quellen aus dem Kontrollraum bleiben auch im Krisenfall wertvoll. Zwischen den Akteuren beider Welten entsteht ohnehin ein enger Austausch. Und im Verlauf einer Krise entscheiden die Verantwortlichen regelmäßig, eine Situation, einen Standort oder einen Prozess dauerhaft unter Beobachtung zu stellen. Wo ließe sich diese Aufgabe besser fortführen als im Kontrollraum?

Krisenraum einrichten: Modularität zahlt sich aus

Der Krisenraum ist der Ort, an dem Notlagen bewältigt, Informationen gebündelt, Abläufe koordiniert und Entscheidungen vorbereitet werden. Zwei Punkte verdienen bei der Planung besondere Aufmerksamkeit.

1. Keine Krise gleicht der anderen, weder inhaltlich noch im Umfang. Wäre es anders, genügte ein regulärer Leitstand.
2. Krisen sind selten, und das ist gut so. Umso wichtiger ist die Frage, wie sich der Raum in der übrigen Zeit sinnvoll nutzen lässt.

Bei der Konzeption eines Krisenraums lautet die Devise deshalb: Modularität.

So lässt sich der Raum ohne großen Aufwand in einen Besprechungs-, Konferenz- oder Schulungsraum verwandeln, ebenso in einen Sitzungsraum für Geschäftsführung oder Aufsichtsgremien. Eine Organisation gewinnt damit doppelt: Sie ist auf sehr unterschiedliche Notlagen vorbereitet und nutzt die Fläche im Alltag produktiv.

Das Mobiliar trägt maßgeblich zu dieser Flexibilität bei. Tische sollten fahrbar und ineinanderschiebbar sein, damit sich der Raum in wenigen Minuten umbauen lässt. Auch die Technik muss beweglich bleiben, was für kabellose Lösungen spricht: WLAN, drahtlose HDMI-Übertragung und Ähnliches. Displays, Whiteboards und AV-Komponenten sollten sich ebenso mühelos an wechselnde Nutzungen anpassen.

Die Ausstattung des Krisenraums

Audiovisuelle Technik

Audiovisuelle Technologien bilden das Herzstück des Krisenraums. Sie machen die relevanten Daten in Echtzeit sichtbar und tragen die Kommunikation. Die folgenden Komponenten haben sich dabei bewährt, wobei die konkrete Auswahl immer von der Art der Prozesse abhängt.

• Die Videowall

Eine Videowall besteht aus mehreren nebeneinander montierten Displays, die zu einer einzigen großen Bildfläche verschmelzen. Die Rahmen der Einzeldisplays bilden dabei ein feines Raster, den sogenannten Bezel, also den Abstand zwischen den Rändern zweier benachbarter Bilder.

Sie zeigt mehrere Informationsquellen gleichzeitig: Videobilder, Grafiken, Dashboards, Pläne, Fachanwendungen und vieles mehr. Welche Quellen anliegen sollen, gehört von Anfang an in die Planung. Nur so behalten die Krisenverantwortlichen die Lage in Echtzeit im Gesamtblick und können ihre Maßnahmen entsprechend abstimmen.

Die Auflösung der Displays muss zu den dargestellten Inhalten passen. Helligkeit und Kontrast sollten regelbar sein, damit die Darstellung bei jedem Lichtniveau lesbar bleibt und die Teams auch bei langen Einsätzen durchhalten.

Steuern lässt sich die Videowall zudem aus der Ferne über eine intuitive Oberfläche, was den Wechsel zwischen Inhalten spürbar erleichtert.

• Videokonferenzsysteme

Videokonferenzen verbessern Abstimmung und Reaktionsgeschwindigkeit im Krisenfall. Gerade unter Druck zählt es, nonverbale Signale lesen zu können, mehr noch als im Alltag. Häufig müssen zusätzlich die oben genannten Inhalte mit externen Beteiligten geteilt werden.

Damit ein Videokonferenzsystem im Ernstfall trägt, kommt es auf mehrere Faktoren an:

• Die Qualität der Internetverbindung. Die Bandbreite muss ausreichen, damit die Kommunikation ohne Abbrüche und Verzögerungen läuft.
• Die Konferenztechnik selbst. Die Kamera muss Gesichter und Mimik klar erkennbar machen. Der Ton muss sauber und frei von Störgeräuschen sein. Die Mikrofone gehören dorthin, wo sie wirklich alle Teilnehmenden erfassen.
• Die Kompatibilität der Komponenten. Geräte unterschiedlicher Hersteller und Standards müssen reibungslos zusammenspielen. Ein Blick auf die Kompatibilität vor dem Kauf erspart später viel Ärger.
• Die einfache Bedienung. Die Oberfläche muss selbsterklärend sein. Bildschirmfreigabe, Notizen und Aufzeichnung sollten ohne Nachdenken erreichbar sein.
• Die Sicherheit. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine saubere Verwaltung der Zugriffsrechte gehören zum Pflichtprogramm.
• Interaktive Displays

Interaktive Displays eignen sich für alle Inhalte, die live bearbeitet oder kommentiert werden müssen: Karten, Pläne, Bilder, Diagramme, Präsentationen. Über die Touch-Funktionen arbeitet der Krisenstab direkt am Bild, zeichnet ein, notiert, teilt Dateien oder ruft Webinhalte auf.

• Netzwerk- und Internetanbindung

Ohne belastbares Netz bleibt die gesamte beschriebene Technik wirkungslos. Es lohnt sich deshalb, den Datenverkehr des Krisenraums zu priorisieren, etwa über eine QoS-Regel (Quality of Service) auf Ebene von NAT und Firewall des Gebäudes.

Im Raum selbst muss jede Person parallel bandbreitenintensive Anwendungen nutzen können, von Streaming bis Videokonferenz. Vielleicht der richtige Moment für den Umstieg auf Wi-Fi 6?

• SCADA-Systeme

SCADA-Systeme (Supervisory Control And Data Acquisition) bestehen aus Sensoren, Aktoren, Steuerungen und Visualisierungssoftware. In Industrie und kritischen Infrastrukturen sind sie fest etabliert. Die Sensoren erfassen physikalische Größen wie Temperatur, Druck oder Durchfluss. Die Aktoren erlauben den Fernzugriff auf Anlagen. Die Steuerungen führen Anlagen und Prozesse, während die Visualisierungssoftware die Daten in Echtzeit aufbereitet und auswertbar macht.

• Überwachung der kritischen IT

Dieser Punkt gerät im Krisenmanagement leicht aus dem Blick. Dabei stammen die benötigten Informationen überwiegend aus digitalen Systemen. Nur: Werden diese Systeme selbst überwacht? Sind Netz und Infrastruktur uneingeschränkt verfügbar? Die Frage betrifft den Krisenstab ebenso wie andere Schlüsselfunktionen im Haus. Je nach Bedrohungslage empfiehlt es sich daher, im Krisenraum einige stark verdichtete Anzeigen bereitzuhalten, die die Verfügbarkeit von Systemen und Netz auf einen Blick zeigen.

Das Mobiliar

• Tische: Krisenraumtische brauchen ein hohes Maß an Beweglichkeit und Kombinierbarkeit. Komfort schließt das nicht aus, etwa durch Tischplatten mit weichen Kantenprofilen.
• Stühle: Die Sitzmöbel müssen über viele Stunden hinweg tragen, ohne zu ermüden. Höhenverstellung und Lordosenstütze entlasten Rücken und Schultern. Rollen sorgen für die nötige Mobilität im Raum.
• Schränke und Regale: Abschließbare Möbel mit mechanischem oder elektronischem Schloss sind an einem sensiblen Ort wie dem Krisenraum meist unverzichtbar, denn bestimmte Geräte und auch Papierunterlagen sollten nicht für jeden zugänglich sein.

Sicherheitstechnik

Welche Sicherheitsausstattung sinnvoll ist, hängt von den möglichen Risiken und von den Gegebenheiten des Raums ab. Diese Punkte gehören auf die Liste:

• Türen und Schlösser: Beide müssen Einbruchsversuchen standhalten und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten.
• Erste-Hilfe-Material: Gut bestückte Sets im Raum ermöglichen sofortige Hilfe bei medizinischen Notfällen.
• Notstromversorgung: Für einen Krisenraum ist sie unverzichtbar. Fällt der Strom aus, müssen Kommunikationstechnik, Rechner und Displays weiterlaufen. Infrage kommen USV-Anlagen, Batteriespeicher, Notstromaggregate oder Photovoltaik.
• Physische Sicherheit: Die Teams müssen sich im Krisenraum sicher fühlen. Überwachungskameras, Zutrittskontrolle, Bewegungsmelder, Rauchmelder und Alarmanlagen lassen sich je nach Nutzung und gewünschtem Schutzniveau kombinieren.

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