La gestión de las primeras horas de una crisis determina a menudo la duración y el éxito de la resolución del problema o problemas. Reaccionando con rapidez, la empresa aumenta considerablemente sus posibilidades de éxito. Además, al tomar la iniciativa, se coloca en una posición de control.
Por lo tanto, es esencial contar con las personas adecuadas en el lugar adecuado y en el momento adecuado. El lugar adecuado es la sala de crisis preparada a tal efecto. Debe estar lo suficientemente cerca de las operaciones normales para acortar el tiempo de preparación, pero también al margen de las operaciones normales de la empresa, en un lugar seguro, lejos de los curiosos.
En este artículo explicamos cuál es la mejor manera de montar una sala de situación y profundizamos en las distintas tecnologías audiovisuales que se pueden implantar en este espacio.
¿Qué es una sala de crisis?
Una sala de crisis es un espacio dedicado a la gestión de situaciones críticas y emergencias dentro de una empresa u organización pública. Es un lugar donde se pueden reunir las personas y la información clave para hacer frente a una situación de crisis, como una avería importante, un problema de seguridad, un ataque informático, una catástrofe natural o cualquier otro imprevisto que pueda poner en peligro la actividad de la empresa o la seguridad de bienes y personas.
La sala de crisis puede adoptar diferentes formas, desde una simple sala de reuniones equipada con un teléfono y un ordenador hasta una sala altamente tecnológica dotada de sistemas de videovigilancia, cuadros de mando interactivos, conexiones seguras con el terreno, software de gestión de crisis, etc.
El principal objetivo de la sala de crisis es permitir una comunicación rápida y eficaz entre los miembros del equipo de crisis, los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas externas, como los medios de comunicación, las autoridades gubernamentales, los clientes o los proveedores. También proporciona un espacio dedicado a recopilar y analizar información, tomar decisiones tácticas o estratégicas y aplicar un plan de acción coordinado.
Sala de crisis / sala de control: ¿cuáles son las diferencias?
La sala de control y la sala de crisis son dos espacios dedicados a la gestión de situaciones críticas y emergencias, pero tienen funciones y características diferentes.
- La sala de control se utiliza normalmente para supervisar y gestionar las operaciones de una empresa u organización en un estado estable. Permite a los operadores supervisar los flujos de datos e información, detectar anomalías y errores y tomar medidas preventivas para evitar interrupciones o averías.
- La sala de crisis, por su parte, se utiliza para gestionar situaciones de emergencia que superan la capacidad normal de la sala de control. Permite que el equipo de crisis -tomadores de decisiones y especialistas- se reúna inmediatamente, vea y escuche los mismos datos, y luego decida colectivamente.
- A pesar de estas diferencias, existen similitudes entre ambos espacios. Ambas salas suelen estar equipadas con tecnología avanzada y permiten una comunicación rápida y eficaz entre los miembros del equipo. También están equipadas según normas ergonómicas, ya que ambas se utilizan durante largas horas.
Funcionalmente, la sala de crisis se sitúa entre la sala de colaboración y la sala de control, ya que toma prestadas de la primera todas las herramientas de comunicación e intercambio y de la segunda las de supervisión y análisis.
En Motilde, en lugar de oponer estos dos espacios, preferimos considerar la sala de crisis y la sala de control/supervisión como complementarias; vemos la sala de crisis como una prolongación natural de la sala de control. De hecho, en la sala de control hay muchas fuentes que será útil visualizar durante la crisis. Además, habrá una estrecha comunicación entre los actores de ambos mundos. Por último, a lo largo de la crisis, los gestores decidirán poner bajo supervisión una situación, un lugar o un proceso que esté o haya estado implicado en la crisis: ¿qué mejor que una sala de control para hacerse cargo?
Diseñar la sala de crisis: ¡opte por la modularidad!
Acabamos de ver que la sala de crisis es un lugar clave para gestionar situaciones de emergencia, recopilar y centralizar información, organizar y coordinar la logística necesaria y facilitar la toma de decisiones. Sin embargo, es importante señalar que :
- Por definición, una crisis no es igual a otra (ni en su contenido ni en su volumen), de lo contrario volvemos al concepto de quirófano.
- Las crisis son raras (¡y tanto mejor!). Por tanto, conviene reflexionar sobre el uso de la sala fuera de las crisis.
La modularidad es, por tanto, esencial a la hora de diseñar una sala de crisis.
De este modo, la sala de crisis puede transformarse fácilmente en sala de reuniones, sala de conferencias, sala de formación, sala de comité ejecutivo o sala de juntas. Con una sala de crisis modular, su organización estará mejor preparada para 1. gestionar situaciones de emergencia muy diversas. 2. optimizar la sala en tiempos normales.
El mobiliario desempeña un papel importante en la modularidad de una sala de crisis. Las mesas deben ser móviles y empotrables para facilitar la rápida transformación de la sala. La tecnología también debe ser móvil, lo que implica soluciones inalámbricas (Wifi, receptor/transmisor HDMI inalámbrico, etc.). Las pantallas, pizarras y equipos audiovisuales deben ser flexibles para adaptarse a estos diferentes usos.
El equipo de la sala de crisis
Equipos audiovisuales
Las tecnologías audiovisuales están en el corazón de la sala de crisis. Permiten visualizar los datos necesarios en tiempo real y comunicar eficazmente. He aquí algunos equipos audiovisuales útiles para una sala de crisis, cuya elección depende, por supuesto, de la naturaleza de los procesos:
- Videowall
El videowall se compone de varias pantallas yuxtapuestas para formar una única gran pantalla. Los marcos de las pantallas individuales forman una cuadrícula llamada «bisel» (= distancia entre los bordes de dos imágenes adyacentes).
Permite visualizar simultáneamente varias fuentes de información, como vídeos, imágenes, cuadros de mando, planos, aplicaciones empresariales, etc. Estas fuentes deben planificarse desde el principio para que los responsables de la gestión de crisis puedan tener una visión global de la situación en tiempo real y coordinar sus acciones en consecuencia. Estas fuentes deben planificarse desde el principio para que los responsables de la gestión de crisis puedan tener una visión global de la situación en tiempo real y coordinar sus acciones en consecuencia.
Las pantallas deben tener una resolución adecuada al contenido que se muestra. El brillo y el contraste deben ser ajustables para adaptarse a los distintos niveles de iluminación de la sala y permitir al personal «durar» si la crisis se prolonga.
El videowall también puede controlarse a distancia mediante una interfaz intuitiva para facilitar la gestión de los distintos contenidos mostrados.
- Sistemas de videoconferencia
La videoconferencia permite una mejor coordinación y capacidad de reacción en la gestión de crisis. En efecto, es importante poder descodificar lo no verbal en una situación de crisis, incluso más que en una situación normal. También puede ser necesario compartir los contenidos de las fuentes mencionadas con los interesados a distancia.
Para que un ecosistema de videoconferencia sea eficaz, hay que tener en cuenta varios criterios:
- La calidad de la conexión a Internet. Se necesita un ancho de banda suficiente para permitir una comunicación fluida, sin interrupciones ni ralentizaciones.
- El equipo de videoconferencia. La cámara debe tener suficiente resolución y calidad de imagen para que los participantes vean claramente las caras y expresiones. El sonido debe ser claro y sin ruidos de fondo. Los micrófonos deben estar colocados estratégicamente para captar el sonido de todos los participantes.
- Compatibilidad entre distintos equipos. Los equipos de diferentes marcas y estándares deben poder comunicarse entre sí sin problemas. Por eso es importante elegir equipos compatibles y comprobar la compatibilidad antes de comprarlos.
- Facilidad de uso. La interfaz de usuario debe ser intuitiva y fácil de entender. Los participantes deben poder acceder rápidamente a funciones básicas como la pantalla compartida, la toma de notas y la grabación de sesiones.
- Seguridad. Los ecosistemas de videoconferencia deben ofrecer funciones de seguridad avanzadas, como encriptación de datos y gestión de acceso de usuarios.
- Pantallas interactivas
Las pantallas interactivas pueden utilizarse para visualizar cualquier tipo de contenido que deba modificarse o anotarse en tiempo real: mapas, planos, imágenes, gráficos, presentaciones, …..
Esto permite al equipo de la sala de crisis colaborar de forma interactiva utilizando las funciones de la pantalla táctil, como dibujar, tomar notas, compartir archivos o navegar por Internet.
- Red y conexión a Internet
Sin una buena conexión de red, todos los equipos descritos en esta sección pueden resultar inútiles. Por tanto, parece sensato priorizar el flujo de la sala de situación a nivel de red, por ejemplo implementando una QoS (Quality of Service) en el NAT/firewall del edificio.
En la propia sala, hay que garantizar que todos los miembros puedan conectarse individualmente a las aplicaciones de alto consumo (streaming, videoconferencia, etc.). ¿Es hora de cambiar a Wifi 6?
- Sistemas SCADA
Los sistemas SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition), compuestos por sensores, actuadores, controladores y software de supervisión, son sistemas de control y supervisión muy utilizados en la industria y las infraestructuras críticas.
Los sensores miden parámetros físicos como la temperatura, la presión, el caudal, etc. Los actuadores se utilizan para controlar los equipos a distancia. Los controladores gestionan los equipos y procesos, mientras que el software de supervisión permite visualizar y analizar los datos en tiempo real.
- Supervisión de TI críticas
A veces se descuida este aspecto de la gestión de crisis. Sin embargo, la información necesaria procede principalmente de herramientas digitales. Pero, ¿están estas herramientas bajo supervisión? ¿Son plenamente operativas la red y la infraestructura del sistema de información? Para la sala de crisis, pero también para otros actores clave de la organización. Por ello, según la naturaleza de la amenaza, puede ser útil disponer en la sala de crisis de algunas pantallas muy sintéticas que muestren el índice de disponibilidad de los equipos y la red existentes.
Mobiliario de la sala de crisis
- Mesas: ya hemos subrayado la necesidad de un alto grado de modularidad y movilidad en las mesas de las salas de crisis. Esta modularidad no excluye la comodidad, por ejemplo seleccionando tableros con bordes suaves.
- Sillas: las sillas deben ser cómodas y ergonómicas para permitir un uso prolongado sin fatiga excesiva. Deben ser regulables en altura y tener apoyo lumbar para reducir la tensión en la espalda y los hombros. También deben estar equipadas con ruedas para permitir la movilidad descrita anteriormente.
- Armarios y estanterías: Los armarios de seguridad (con llave manual o electrónica) suelen ser útiles en una zona sensible como la sala de crisis, donde algunas herramientas electrónicas o incluso archivos en papel no deben ser accesibles a todo el mundo.
Sistemas de seguridad
Los equipos de seguridad deben elegirse en función de los riesgos potenciales asociados a las situaciones de emergencia y de las características de la sala de crisis. He aquí algunos aspectos a tener en cuenta:
- Puertas y cerraduras: Las puertas y cerraduras de la sala de crisis deben estar diseñadas para resistir los intentos de forzamiento y garantizar que sólo tengan acceso a ellas las personas autorizadas.
- Botiquines de primeros auxilios: es importante disponer de botiquines de primeros auxilios bien surtidos en la sala de incidentes para proporcionar asistencia inmediata en caso de emergencia médica.
- Fuente de alimentación de emergencia: Una fuente de alimentación de emergencia es una pieza vital del equipamiento de una sala de crisis. En caso de apagón, el sistema de alimentación de emergencia debe ser capaz de suministrar energía a equipos críticos como sistemas de comunicación, ordenadores y monitores. Las baterías de reserva, los generadores, los inversores y los paneles solares son posibles soluciones.
- Sistema de seguridad física: Los equipos deben sentirse seguros dentro de la sala de crisis. Pueden instalarse cámaras de vigilancia, sistemas de control de acceso, sensores de movimiento, detectores de humo y sistemas de alarma. La elección de un sistema de seguridad adecuado dependerá del uso de la sala y del nivel de protección requerido.
Si desea crear una sala de crisis, Motilde le ayudará en su diseño y realización gracias a su triple competencia como integrador tecnológico, especialista en supervisión y diseñador de mobiliario específico. Le ofreceremos una solución global y a medida que se ajuste a sus necesidades. ¡No espere más! Pídenos una demostración 😉
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