Los consejos de administración y los comités ejecutivos han cambiado mucho en los últimos años, influidos por la renovación de los miembros y una nueva cultura de gobierno. Por lo tanto, las salas de juntas y de dirección deben acompañar naturalmente esta evolución.
En este artículo te propongo descubrir cuatro tendencias básicas en estos espacios de decisión.
1# Organizar el debate de ideas
Se acabaron los días en que los miembros del consejo de administración escuchaban al presidente sin hacer preguntas ni comentarios.
La sala de juntas y el consejo de administración deben permitir a todos los participantes hablar de forma rápida e intuitiva, porque una cosa no ha cambiado en estos lugares de poder: ¡los responsables de la toma de decisiones no tienen tiempo que perder!
En lo que respecta al vídeo, todas las soluciones que requieren la configuración de la red o de las máquinas están fuera; aquí están de moda las herramientas que se conectan directamente a las máquinas de los participantes y que permiten emitir contenidos con sólo pulsar un botón:
No hay que olvidar, de paso, que la población afectada por las salas de juntas es una gran usuaria de ultrabooks que tienen una conectividad limitada, a veces reducida a un simple puerto USB.
El contenido se mostrará en una gran pantalla visible para todos, o incluso mejor en pantallas colocadas delante de cada participante: el confort visual es, por supuesto, óptimo cuando todo el mundo está cerca de la pantalla; sólo hay que imaginar un debate financiero en torno a una hoja de cálculo Excel, etc.
La combinación de las dos soluciones (gran pantalla central + pantallas de proximidad) es interesante para yuxtaponer dos contenidos: comparación, agenda y documento de trabajo, resolución antes/después de las modificaciones, confrontación de soluciones, etc. Los usos son, por supuesto, muy numerosos.
En cuanto al audio, todo el mundo debería tener un micrófono con un cardioide ajustado y profundo para obtener claridad en las grandes salas de reuniones. Por la misma razón, también es necesario un dispositivo para reducir el ruido ambiental. El micrófono irá acompañado de un altavoz que aumenta considerablemente la calidad de la escucha y reduce la fatiga por el ruido.
2# Reunir, incluso a los ausentes
Es empujar una puerta abierta para señalar que, más que nunca, los responsables de la toma de decisiones están dispersos geográficamente. Encontrar una fecha en la que todos puedan estar físicamente presentes ralentiza considerablemente el ritmo de toma de decisiones. Por lo tanto, una sala de juntas y un consejo de administración modernos deben permitir necesariamente la conexión con los participantes a distancia, ya que éstos se convierten naturalmente en parte de la conversación.
Por lo tanto, un sistema de audio-vídeo-conferencia formará parte del equipamiento de la sala, siempre que su uso sea muy sencillo: un solo botón para llamar (como el teléfono); al igual que un solo botón para compartir contenidos desde o hacia la sala.
Esta conexión a distancia también debe poder realizarse con total confidencialidad, sin riesgo de piratería.
Legalmente, ahora se acepta que los miembros distantes de la junta directiva puedan votar en la mayoría de las resoluciones, excepto en las más críticas: elección/revocación del presidente, etc.
3# Acelerar la toma de decisiones
Un consejo de administración está, ante todo, para decidir. Por lo tanto, la sala de juntas debe facilitar estas decisiones. Además de las herramientas descritas en los dos primeros párrafos, hay otras tres características que pueden acelerar el proceso de toma de decisiones:
- Voto electrónico. Este sistema suele combinarse con la herramienta de audioconferencia.
- Difusión automática de las actas y/o de los debates
- Si en el consejo coexisten varias lenguas, la traducción simultánea permite a todos expresarse con todas las sutilezas de su lengua materna.
4# Promover el bienestar y la convivencia
Esta es también una tendencia básica en los consejos de administración: el bienestar y la convivencia han sustituido a la austeridad del siglo pasado.
Además, son reuniones que suelen durar mucho tiempo porque -si todo el mundo está presente- el presidente intentará lógicamente abarcar el mayor número de temas posible durante la reunión.
Todos estos elementos llevan a considerar seriamente la ergonomía de las salas de juntas y ejecutivos.
Empecemos por los muebles. Los asientos pueden ser estatutarios para reflejar la importancia del lugar, pero deben estar equipados con un mecanismo de inclinación autopesado (no hay tiempo para formar a los miembros de la junta en los entresijos de los ajustes bajo el asiento). La mesa de la sala de juntas debe adaptarse al número de participantes y a la forma de la sala, pero sobre todo debe permitir que todos se vean a sí mismos y a la pantalla principal sin contorsionarse.
La iluminación debe ser controlable para permitir la adaptación a diferentes usos: proyección de contenidos, firma de documentos, etc. Para esto último, se requiere un mínimo de 200 lux en la mesa de juntas.
La tecnología -conductores, periféricos y cables- será discreta y sólo se revelará cuando sea necesario. Los terminales inalámbricos de la sala tendrán un tamaño generoso para que todos los miembros del Consejo tengan un cómodo acceso a la red/internet.
Por último, empezamos a ver en las salas de dirección rincones de convivencia -sofás, sillones, mesas de centro- que se yuxtaponen a la mesa de la sala de juntas.
En conclusión, las salas de juntas cuentan con tecnologías, mobiliario y disposiciones que deben integrarse para lograr una eficacia inmediata y la comodidad de todos.
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