4 tendances des salles de conseil

Les conseils d’entreprise et les comités de direction ont fortement évolué ces dernières années sous l’influence du renouvellement des membres et d’une nouvelle culture de gouvernance. Les salles de conseil et de direction doivent donc naturellement accompagner cette évolution.

Je vous propose de découvrir au travers de cet article 4 tendances de fond de ces espaces de décision.

1# ORGANISER LE DÉBAT D’IDÉES

Finie l’époque où les membres du conseil écoutait sagement le président sans poser des questions ou émettre des remarques.

La salle de conseil et de direction doit permettre une prise de parole (et de souris ;-)) de tous les participants, et ce de façon rapide et intuitive ; car une chose n’a pas changé dans ces lieux de pouvoir : les décideurs n’ont pas de temps à perdre !

Côté vidéo, exit donc toutes les solutions nécessitant un paramétrage réseau ou de la machine ; il faut adopter ici les outils qui se connectent directement sur les machines des participants et autorisent la diffusion de contenu par la simple pression d’un bouton :

Source : https://novoconnect.eu/fr/produits/launcher-plus/

Ne pas oublier au passage que la population concernée par les salles de conseil est fortement utilisatrice d’ultrabooks qui disposent d’une connectique limitée, parfois réduite à un simple port USB.

La diffusion de contenu viendra s’afficher sur un grand écran visible de tous, ou  mieux encore sur des écrans disposés face à chaque participant : le confort visuel est bien sûr optimal quand chacun bénéficie d’une distance de proximité à l’écran ; il suffit d’imaginer une discussion financière autour d’un tableur excel, etc.

La combinaison des deux solutions (grand écran central + écrans de proximité) est intéressante pour juxtaposer deux contenus : comparaison, ordre du jour et document de travail, résolution avant/après modifications, confrontation de solutions, etc, les usages sont bien sûr très nombreux.

Côté audio, chacun disposera d’un micro avec une cardioïde resserrée et profonde pour la clarté des débats dans les grandes salles. Un dispositif de réduction des bruits d’ambiance s’impose également pour la même raison. Le micro sera accompagné d’un bas-parleur qui augmente significativement la qualité d’écoute et diminue d’autant la fatigue sonore.

 

2# RASSEMBLER MÊME LES ABSENTS

C’est enfoncer une porte ouverte que de rappeler que plus que jamais les décideurs sont dispersés géographiquement. Trouver une date où tout le monde peut être physiquement présent ralentit significativement le rythme de prises de décisions. Une salle moderne de conseil et de direction doit donc nécessairement autoriser la connexion avec des participants distants, ces derniers s’intégrant naturellement dans la conversation.

Un système d’audio-visioconférence fera donc parti de l’équipement de la salle, à condition qu’il soit ultra simple d’utilisation : un seul bouton pour appeler (comme le téléphone) ; de même une seule touche pour partager le contenu depuis ou vers la salle.

Cette connexion distante doit également pouvoir s’effectuer en toute confidentialité, sans risque de piratage.

Légalement, il est aujourd’hui admis que les membres distants du conseil peuvent voter sur la plupart des résolutions, à l’exception des plus critiques : élection/révocation du président, etc.

3# ACCÉLÉRER LA PRISE DE DÉCISION

Un conseil de direction est d’abord là pour décider. La salle de conseil doit donc permettre de faciliter ces décisions. Outre les outils décrits dans les deux premiers paragraphes, trois autres fonctionnalités permettent d’accélérer le processus décisionnel :

  • Le vote électronique. Ce système est généralement combiné avec l’outil d’audioconférence.
  • La diffusion automatique du compte-rendu et/ou des débats
  • Si plusieurs langues cohabitent au sein du conseil, la traduction simultanée permet à chacun de s’exprimer en utilisant toutes les subtilités de sa langue natale.

4# FAVORISER LE BIEN ÊTRE ET LA CONVIVIALITÉ

C’est aussi une tendance de fond des conseils de direction : le bien-être et la convivialité des échanges ont remplacé l’austérité du siècle passé.

De plus, ce sont des réunions qui ont tendance à durer dans le temps car –quitte à avoir tout le monde sous la main- le président va logiquement essayer de couvrir un maximum de sujets au cours de la rencontre.

Ces différents éléments conduisent à se pencher sérieusement sur l’ergonomie des salles de conseil et de direction.

Commençons par le mobilier. Si les sièges peuvent être statutaires pour refléter l’importance du lieu, ils doivent surtout être équipés d’un mécanisme basculant auto pondéral (pas le temps de former les membres du conseil aux subtilités des réglages situés sous l’assise). La table de conseil doit être adaptée aux nombres de participants et à la forme de la pièce mais doit surtout permettre à chacun de se voir ainsi que l’écran principal sans se contorsionner.

L’éclairage sera pilotable pour permettre de s’adapter aux usages : projection de contenus, signature de documents, etc. Pour ce dernier cas, il faut un minimum de 200 lux sur la table de conseil.

La technologie –connectique, périphériques et câbles- sera discrète et ne se révèlera que lorsque nécessaire. Les bornes Wifi situées dans la salle seront dimensionnées largement afin que chaque membre du conseil dispose d’un accès réseau/internet confortable.

Enfin, on commence à voir dans les salles de direction des coins conviviaux –canapés, fauteuils, tables basses- qui juxtaposent la table de conseil.
En conclusion, les salles de conseils disposent de technologies, de mobiliers et d’un agencement qui doivent être intégrés ensemble dans un double esprit d’efficacité immédiate et de confort pour tous.

Motilde, grâce à sa double compétence d’agenceur et saura vous accompagner dans le développement de votre salle de conseil et de direction.
N’hésitez pas à nous consulter pour une étude personnalisée ! 😉

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