¿Cuál es tu reto para tu sala de reuniones?

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Reformar y equipar mi sala de reuniones

La reforma de una sala de reuniones no se improvisa, sino que se piensa mucho, sobre todo a nivel de decisión de inversión. No hay que olvidarse que se trata de un lugar en el que los directivos y los equipos pasarán gran parte de su jornada de trabajo. Hoy en día, un directivo pasa más tiempo reunido que en su puesto de trabajo, con lo cual el papel que juega la sala de reuniones para la productividad de la empresa es importante.

Tu empresa necesita disponer de espacios y herramientas especializados, integrados de forma natural al entorno de trabajo:

  • Herramientas colaborativas simples e intuitivas que faciliten tanto la colaboración como la modificación del contenido de los demás asistentes
  • Una solución funcional de videoconferencia: Una combinación de videoconferencia, pantallas interactivas, de coedición y de un espacio propio
  • Un acceso al internet que tenga suficiente potencia de banda ancha para las herramientas colaborativas de videoconferencia y de contenido compartido

Disminuir los costes de desplazamiento

“Cada año las empresas se gastan 26,6 miles de millones de euros en costes de desplazamiento” (fuente: transport.sia-conseil)

 

Las videoconferencias no pueden eliminar cada desplazamiento, porque el cara a cara es indispensable para gestionar bien un equipo.  Sin embargo, se pueden alternar desplazamientos con videoconferencias para un resultado idéntico o incluso mejor.

Si tomamos como ejemplo a un empleado que se reune cada mes en una filial o con un socio, cliente o proveedor, podemos ver que si no va visitarlos con tanta frecuencia tiene menos desplazamientos por trimestre. Si además hace tres o cuatro videoconferencias en el mismo trimestre, reduciría la cifra de viajes en un 66%.

Dinamizar mis reuniones

¿Tus reuniones son aburridas? ¿Tus empleados piensan que pierden el tiempo en las reuniones?

Motilde te ofrece diversas herramientas tecnologicas para dinamizar estos momentos de intercambio:

Una sala de control y monitoreo ergonómica

Una sala de control y monitoreo se concibe como un conjunto coherente: El  diseño interior y los muebles integran los equipos técnicos de forma ergonómica.

 

Tanto a nivel de tecnología como de diseño y de los muebles hay que tener en cuenta las soluciones de manejo ergonómicas; los empleados pasarán muchas horas con tareas de supervisión y control.

Por ejemplo es primordial facilitar la labor de un operador de control que tiene que ver simultáneamente varias pantallas gracias a una consola central de gestión de todas sus pantallas de control.

Desarrollar mis relaciones comerciales a distancia

Los desplazamientos por parte de los comerciales son caros y consumen mucho tiempo.

Hoy en día es posible encontrar prospectos o clientes desde tu casa y en buenas condiciones.

¿Cómo encontrar clientes desde remoto? Con una solución de videoconferencia de alto rendimiento, dotada de una aplicación muy intuitiva. Es complicado imponerle a un cliente una experiencia mediocre de videoconferencia con cortes y una mala calidad de sonido e imagen. Además, no se le puede pedir que pierda el tiempo para aprender a usar una aplicación.

Las bases de esta solución orientada al cliente:

Simplificar el uso de herramientas colaborativas

Las empresas necesitan herramientas sencillas y fáciles de usar para establecer el trabajo en equipo. Estas herramientas que aportan cada vez más funcionalidades se han vuelto cada vez más complejas y precisan muchas veces de un servicio informático.

Motilde ha seleccionado tan solo herramientas ergonómicas e intuitivas, que pueden usar los usuarios finales directamente sin problemas.  Desarrollamos la ergonomía de las herramientas colaborativas para que sean más fácil de usar en el caso de que no lo sean.

Por ejemplo, pensamos que la videoconferencia debe iniciarse como un teléfono, dándole a un botón con la imagen de “llamar”.

Le damos la preferencia siempre a soluciones BYOD (trae tu propio dispositivo) mientras sea posible: Al usuario le agradará más navegar en un interfaz que le sea familiar.

Facilitar la colaboración de dos oficinas distintas

Integrar a dos equipos en diferentes ubicaciones pasa en primer lugar por verse, ser visto, eschucharse y que se te escuche bajo buenas condiciones. En segundo lugar es necesario poder compartir y mejor aún poder coproducir la información.

La respuesta técnica a este reto es conectar las personas en un espacio de trabajo físico como una oficina o una sala de reunion con las personas que hacen teletrabajo.

Las bases de esta colaboración son:

  • Juntar a los participantes de una oficina en un mismo espacio colaborativo (sala de reuniones compacta, sala de reuniones tradicional) que sea bidireccional: La comunicación tiene lugar tanto dentro de la misma sala como con los diversos participantes
  • Disponer de una solución BYOD de videoconferencias con coedición que se inicie con un clic.

¿Quieres que te asesoremos sobre soluciones para salas de reuniones? Contáctanos.

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