Equipos audiovisuales para salas de reuniones: la checklist

Para sacar el máximo partido de sus esfuerzos de colaboración y maximizar la eficacia de sus reuniones, es esencial contar con equipos audiovisuales de calidad.

En este artículo, encontrará una lista de los equipos audiovisuales esenciales para sus salas de reuniones, así como los «nice-to-haves» y algunos consejos para una integración óptima de estos equipos.

El equipo esencial para una reunión con éxito

Una o varias pantallas

El centro de atención de cualquier sala de conferencias es su pantalla. Para las reuniones con participantes a distancia, es una pieza clave. Pero incluso cuando todos los participantes en la reunión están en persona, es en la pantalla de la sala donde pueden compartir sus contenidos.

Con una sola pantalla, es probable que dispongas de la función «imagen en imagen». Esto significa que puedes elegir ver el contenido compartido o a los otros participantes en la videollamada en la pantalla grande. El contenido suele elegirse para la vista amplia, ya que suele ser el que dirige la conversación de la reunión. Lo que no aparece en la vista amplia se muestra en un pequeño cuadrado en la parte inferior de la pantalla, lo que puede reducir una de las principales ventajas de la videoconferencia: ver a los participantes remotos.

La doble pantalla ofrece una solución al problema de la imagen en imagen. Los asistentes a la reunión ven tanto el contenido que se está presentando como a los participantes remotos, cada uno en su propia pantalla completa. En lugar de elegir entre contenidos y personas, puede ver ambos con claridad. Esto fomenta la colaboración al permitir a los participantes ver matices como las expresiones faciales durante la presentación.

Calidad de audio

Los altavoces son una cuestión importante en cualquier espacio de colaboración: todo el mundo debe poder oír al presentador sin esfuerzo. Los altavoces montados en la pared, como un sistema de sonido envolvente doméstico, pueden proporcionar un volumen uniforme en todo el espacio. Alternativamente, los altavoces montados en el techo pueden proporcionar la dispersión sonora necesaria para una difusión de audio de calidad. En ambos casos, unos altavoces adecuados eliminan la necesidad de subir el volumen hasta niveles incómodos, lo que suele ocurrir cuando el sonido se emite a una gran superficie.

Los micrófonos pueden instalarse en la propia mesa, con el cableado de audio pasando por las bandejas de cables integradas hasta el suelo. Los micrófonos pueden ser en gran medida invisibles, pero también deben ser omnidireccionales y colocarse en todos los intervalos de captación para una claridad óptima.

Potente conexión a Internet

Por desgracia, algunas señales Wi-Fi son erráticas o demasiado débiles para manejar grandes cantidades de datos de vídeo. Su solución audiovisual para salas de reuniones debe incluir capacidades Wi-Fi, pero también Ethernet, para que disponga de una conexión por cable segura cuando la necesite.

Los ‘nice-to-have’

Equipamiento interactivo

Se calcula que alrededor del 65% de las personas aprenden visualmente. Por eso, una pizarra interactiva (o pizarra digital) puede ser una valiosa herramienta que añadir al equipamiento de su sala de conferencias. Las pantallas interactivas permiten a los participantes escribir directamente en la pizarra con distintos colores, hacer anotaciones en páginas web o documentos… Las plataformas de videoconferencia como Zoom permiten a los usuarios utilizar una pizarra durante la llamada y compartirla con otros participantes en tiempo real o una vez finalizada la reunión.

Tecnología «Plug & Play

No hay nada más frustrante y que lleve más tiempo que andar con cables al principio de una reunión. La tecnología Plug & Play facilita y agiliza la conexión a tus herramientas de colaboración.
Para la conexión inalámbrica a una pantalla grande, productos como Clickshare de Barco son fáciles de usar:

O si necesita conectarse rápidamente a una cámara y un sistema de audio para una videollamada, Logitech Rally Bar le servirá:

Equipamiento audiovisual móvil

Tener un sistema que pueda trasladarse fácilmente de un lugar a otro puede ser útil. Esto significa que en lugar de equipar todas sus salas de reuniones, puede comprar menos dispositivos y moverlos según sea necesario.

¿Por qué diseñar muebles y equipos audiovisuales al mismo tiempo?

Hay varios aspectos a tener en cuenta en un proyecto de sala de reuniones: la distribución de mi sala, su mobiliario y el equipo audiovisual. ¿Significa esto que tendrá que tratar con tres personas? La respuesta depende de ti. Puede elegir un instalador, un fabricante de muebles y un integrador tecnológico, o un integrador global que podrá ofrecerle una respuesta completa y a medida de sus necesidades.

Un único punto de contacto

Si desea que el mismo proveedor de servicios se encargue del mobiliario y las herramientas de colaboración, debe elegir un integrador global. Esto tiene varias ventajas:

• Usted explica su pliego de condiciones a una misma persona
• Los dos temas se tratarán de acuerdo con las limitaciones de cada uno y serán totalmente interconectables. Sin sorpresas desagradables al final del proyecto, como muebles que no encajan con la tecnología y viceversa.
• Su proyecto avanzará más rápido

Compatibilidad de equipos y espacios

Es importante elegir los equipos audiovisuales en función del espacio y viceversa. Un integrador que domine ambos aspectos podrá ilustrarle sobre los aspectos básicos de una sala de reuniones colaborativa de alto rendimiento:

• Ten en cuenta la posición de las aberturas y ventanas: esto ayudará a evitar el contraluz pero también a gestionar la luz natural. La luz natural puede perturbar mucho una videoconferencia. Una breve explicación técnica: un códec de videoconferencia no codifica toda la imagen adquirida por la cámara, sino sólo los píxeles que se mueven. ¿Por qué? Para evitar un consumo excesivo de ancho de banda, o incluso un colapso total del enlace a Internet. Sin embargo, por su propia naturaleza, la luz natural es una fuente inestable y, por tanto, todos los píxeles que la componen se percibirán…

• Elegir una forma de mesa adecuada: para las reuniones colaborativas, es importante que la forma de la mesa sea dinámica y permita los intercambios entre las distintas personas que la componen. Más allá de las reuniones colaborativas, la mesa también debe estar diseñada para sus videoconferencias: todo el mundo debe poder ser visto por la cámara, y todos los que estén alrededor de la mesa deben poder ver la pantalla con facilidad.

• Coloca la cámara de videoconferencia: para que las videoconferencias sean de calidad, es importante prestar atención al «contacto visual», porque la comunicación entre dos personas es un 55% visual (expresiones faciales y corporales).

• Etc.

Gestión de cables transparente

¿Qué puede ser más inseguro e inhóspito que estar en un espacio de trabajo con cables que sobresalen por todas partes? Además del deterioro de la percepción visual, la seguridad ya no está plenamente garantizada en un lugar así.

Como puede ver, el mobiliario y los equipos audiovisuales están estrechamente relacionados en un proyecto de sala de reuniones colaborativa. Por ello, le recomendamos encarecidamente que trate estas dos partes conjuntamente.