Después de muchas investigaciones, por fin está preparado y convencido de que una solución de videoconferencia es una ventaja para su empresa. Pero, ¿cómo elegir la solución más adecuada para su empresa? ¿Cuáles son los errores que hay que evitar al invertir en una solución de este tipo? Descubra nuestros consejos.
- Selección de una solución de videoconferencia: los 3 puntos clave
- Elección de una solución de videoconferencia: escollos a evitar
- 1# Tomar una solución propia sin pasarela
- 2# Pensar que la posición de la cámara de vídeo no importa
- 3# Pensar que la ergonomía de la sala no es importante
- 4# Pensar que el ancho de banda no es tan importante como la elección de su solución de videoconferencia
- 5# Pensar que no es necesario probar la solución de videoconferencia
Selección de una solución de videoconferencia: los 3 puntos clave
Número de participantes
La elección de una solución de videoconferencia depende sobre todo del uso que se le vaya a dar, del número de personas que vayan a utilizarla y de las circunstancias de su uso. El equipo no es el mismo para un seminario web con varios cientos de participantes, una reunión entre diez empleados o reuniones individuales.
También es importante tener en cuenta la ubicación de los distintos participantes, y los equipos de videoconferencia individuales o colectivos que ello implica.
Facilidad de uso
Una solución de videoconferencia sólo es eficaz si sus empleados la adoptan y utilizan adecuadamente. De ahí la importancia de su compatibilidad con los sistemas existentes (especialmente con los diferentes sistemas operativos que utilizan sus empleados) y su facilidad de uso.
Cuanto más fácil e intuitivo sea organizar y acceder a una reunión, más probable será que sus empleados la utilicen.
Seguridad
La seguridad es un problema importante para las empresas hoy en día, y las soluciones de videoconferencia no son inmunes a los ataques externos. Su sistema de videoconferencia debe garantizar una buena conectividad manteniendo un alto nivel de seguridad.
He aquí 4 características de seguridad que hay que buscar al elegir una solución de videoconferencia:
- Encriptación de extremo a extremo: Esta función garantiza que las comunicaciones entre todos los participantes de una reunión estén encriptadas. Zoom, que fue cuestionado en este punto hace unos años, ha instalado desde entonces esta función.
- URL de reunión personalizada: Esta función permite al anfitrión personalizar las URL de la reunión que se envían a los participantes que van a unirse a ella. Las URLs personalizadas de las reuniones también evitan que los participantes no invitados se unan a la reunión.
- Bloquear reunión: Esta función permite al anfitrión bloquear la reunión una vez que los participantes requeridos se han unido a la videoconferencia.
- Sala de espera: Una sala de espera permite al anfitrión tener el control sobre quién se une a la reunión, haciendo que los participantes esperen en una sala virtual hasta que el anfitrión les permita entrar. También retrasa cualquier incidente si un participante no deseado intenta unirse a la reunión.
También es importante asegurar los ordenadores de las salas de reuniones que son accesibles a los usuarios y que podrían ser comprometidos por los visitantes.
Elección de una solución de videoconferencia: escollos a evitar
1# Tomar una solución propia sin pasarela
Para abordar este concepto, es importante definirlo para usted. Hay dos tipos de soluciones de videoconferencia:
- La solución estándar: H323/SIP es el estándar profesional (una combinación de varios protocolos especializados: vídeo (MPEG4), audio (G7xxx, Opus) y datos (H239)). Con este protocolo, su sistema de videoconferencia puede «hablar» con cualquier otro equipo estándar.
- Soluciones propietarias: estas soluciones no utilizan este estándar y requieren pasarelas para intercambiar con el protocolo H323/SIP, por lo que estas soluciones son más cerradas y tienen menos facilidad para comunicarse con terceros que utilicen otro estándar.
Por ejemplo, Skype y Zoom son soluciones de videoconferencia propietarias: Skype sólo hablará con Skype, y Zoom sólo hablará con Zoom.
Sin embargo, su sistema de videoconferencia no sólo se utiliza internamente. Sus proveedores, clientes y otras personas no necesariamente utilizan la misma solución de videoconferencia que usted.
Además, las soluciones de videoconferencia estándar le permiten invitar a sus socios externos desde un simple navegador.
2# Pensar que la posición de la cámara de vídeo no importa
La disposición de la sala y el equipo de videoconferencia son esenciales. El posicionamiento de la cámara es clave para un buen sistema de videoconferencia por varias razones:
- Contacto visual: la cámara debe colocarse de forma que filme a todos los participantes y esté a la altura de los ojos. Como en una entrevista real, las personas pueden mirarse a los ojos.
- Fatiga visual: la luz natural debe ser perpendicular a la pantalla para evitar el contraluz, que es un factor de fatiga visual.
- Consumo de ancho de banda: como la luz natural no es estable, consume más ancho de banda en la videoconferencia porque el principio de la videoconferencia es codificar todos los píxeles que se mueven.
3# Pensar que la ergonomía de la sala no es importante
La disposición de la sala es un punto esencial. Para un uso óptimo de su solución de videoconferencia, hay que tener en cuenta varios puntos:
- Mobiliario: debe ser adecuado y permitir que todos los participantes vean la pantalla y sean vistos por el sitio remoto
- Acústica: evita elegir una sala con paredes de cristal. Esto contribuye a la reverberación del sonido, que lo degradará en la videoconferencia. Es aconsejable, si se encuentra en esta situación, disponer de una o dos paredes cubiertas con un material absorbente acústico
- Iluminación: en general, es aconsejable que cada participante en la sala esté bien iluminado (unos 200 lux)
4# Pensar que el ancho de banda no es tan importante como la elección de su solución de videoconferencia
Para una buena experiencia de videoconferencia, es decir, alta definición (720p) y buena calidad de sonido (sin cortes de audio), necesitas alrededor de 1Mb/sitio remoto.
Sin este rendimiento mínimo, corres el riesgo de frustrar a tus empleados en el uso del sistema de videoconferencia y hacer imposibles sus reuniones a distancia.
5# Pensar que no es necesario probar la solución de videoconferencia
Una buena solución de videoconferencia puede representar rápidamente un coste importante en la empresa. Antes de dar el paso, su integrador debería permitirle probar diferentes soluciones: no sólo usted, sino también sus futuros usuarios, para que pueda elegir la solución de videoconferencia que más le convenga en términos de uso.
Esto fomentará su uso interno y le proporcionará un retorno de la inversión más rápido.
No dude en ponerse en contacto con uno de nuestros especialistas que podrá asesorarle sobre todos estos puntos antes de adquirir una nueva solución de videoconferencia.
