En general, los elementos que se esperan en una zona de recepción son :

  • Un mostrador de recepción adaptado a las necesidades de la organización.
  • Una silla de oficina cómoda y ergonómica para la/s recepcionista/s.
  • Sillas para invitados y visitantes.
  • Una mesa de centro para depositar libros/revistas o para proporcionar una superficie para las pertenencias personales de los visitantes.

Si incluye los elementos anteriores, estará en camino de crear una recepción funcional. Pero, ¿por qué detenerse ahí? Consulte nuestros consejos para conseguir una zona de recepción agradable y moderna.

Los 3 puntos clave para el éxito del diseño de un área de recepción

Una distribución bien pensada

Se trata de una zona muy transitada y debe mantenerse despejada para que los visitantes no se agolpen. Lo ideal es que la zona de recepción esté orientada hacia la puerta principal y tenga suficiente espacio de almacenamiento para las entregas y los suministros.

Sostenibilidad

Los suelos y los muebles deben soportar un uso frecuente y ser resistentes a las manchas. Utilice alfombras de bienvenida en invierno y pregunte a su asesor de muebles sobre las opciones resistentes a las manchas para sus muebles.

Iluminación

La iluminación depende de la estética que se quiera conseguir, pero las zonas de recepción deben ser acogedoras sin ser demasiado luminosas.  Elija bombillas de luz suave que imiten la luz del día y den una sensación de naturalidad para crear un efecto tranquilizador.

2. Acondicionamiento de un espacio de recepción: mobiliario

Las sillas

Su recepcionista estará sentada allí casi 8 horas al día. Así que elige una silla ergonómica. La zona de recepción también necesitará sillas para los visitantes. Elija sillas atractivas y cómodas, pero asegúrese de que sean resistentes y fáciles de limpiar. Muchas personas se sentarán en estas sillas todos los días, por lo que deben ser fáciles de mantener.

El mostrador de recepción

Su mostrador de recepción es un punto focal de su oficina y puede desempeñar un papel fundamental en la primera impresión que los clientes y visitantes se llevan de su negocio. A continuación se indican algunos aspectos que deben tenerse en cuenta a la hora de comprar un mostrador de recepción:

  • Materiales: Los mostradores de recepción están disponibles en diversos materiales, como madera maciza, laminado, tela y metal. Los escritorios de madera y laminado con acabado de madera teñida suelen tener un aspecto más tradicional, mientras que los paneles de tela, metal o laminado de color sólido pueden tener un aspecto más moderno.
  • Forma y tamaño: La forma y el tamaño de su mostrador de recepción también influyen en su aspecto general. Un escritorio demasiado grande puede parecer imponente, mientras que uno demasiado pequeño puede ser decepcionante. Los mostradores de recepción también están disponibles en una variedad de formas. La mayoría de los escritorios son rectangulares, pero también puede encontrar formas fluidas con un aspecto más inusual y contemporáneo.
  • Detalles de diseño: además de la forma, el tamaño y los materiales utilizados para fabricar un mostrador de recepción, hay otros detalles de diseño que afectan a su estética. Por ejemplo, un escritorio con molduras arquitectónicas tendrá un aspecto más ornamentado, mientras que un escritorio de líneas limpias y superficies lisas será más estilizado y minimalista. También puede encontrar escritorios con adornos metálicos o tapas de transacciones de cristal flotante, que añaden interés visual.

No es sólo un escaparate para su empresa: es un puesto de trabajo por derecho propio y debe diseñarse como tal.

Al igual que los escritorios normales, los mostradores de recepción ofrecen muchas características y soluciones de almacenamiento para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo:

Detrás de la mesa

  • Estanterías, cajones y armarios empotrados
  • Agujeros pre-perforados para cables y conexiones
  • Tomas de corriente a nivel de escritorio para equipos como ordenadores e impresoras
  • Amplia superficie de trabajo a nivel de escritorio
  • Cajones extraíbles para la plataforma del teclado y del monitor
  • Espacio para un botón de pánico

Al frente del mostrador

  • Gran voladizo frontal del mostrador
  • Iluminación bajo el mostrador
  • Refuerzo metálico en los pies para evitar golpes y arañazos de los zapatos y patadas involuntarias.

Algunos ejemplos de la obra de Motilde:

Diseño de un área de recepción: tecnología

Una pequeña revolución en el sector de la hostelería: las nuevas tecnologías ya forman parte de la vida cotidiana. Terminales interactivos que permiten realizar videollamadas al anfitrión en la empresa, sistemas de reserva de salas de reuniones, registro de visitantes: las posibilidades son numerosas y la digitalización de la recepción no ha hecho más que empezar.

Además, el control de acceso -o incluso una cámara que detecte la temperatura de las personas que entran- puede formar parte del diseño de la zona de recepción.

Aunque son apreciadas por los visitantes, estas herramientas no son sólo un escaparate. Suelen aumentar la productividad del personal administrativo, pero también del resto del equipo.

Soluciones de señalización digital

La señalización digital es una herramienta de comunicación que permite mostrar todo tipo de información (películas, fotos, animaciones Flash, presentaciones PowerPoint, archivos, páginas web, canales RSS o streaming) en una pantalla o en un videowall. La información emitida puede ser controlada a distancia, al instante o a posteriori, de forma global o diferenciada.

La zona de recepción es un lugar clave en las empresas, por el que pasan visitantes, proveedores y empleados. Utilice este espacio para comunicar sobre su organización, sus marcas o productos, su personal o simplemente el tiempo o la agenda del día.

Terminales interactivos (quioscos)

Los quioscos son un tipo de tecnología de autoservicio que permite a los usuarios realizar una serie de funciones simplemente interactuando con la pantalla. Pueden utilizarse de muchas maneras -incluso como recepcionista de su empresa- y son ideales para las oficinas con mucho trabajo.

El visitante se conecta por audio o vídeo con su anfitrión para informarle de su llegada.
Un terminal cargado con un VMS puede, por ejemplo, albergar un software de gestión de visitantes.

Software de gestión de visitas

Muchas empresas tienen la costumbre de llevar un registro de quiénes están en sus instalaciones en un momento dado (para cumplir la normativa de seguridad, para mejorar los protocolos de evacuación en caso de emergencia o para proteger su propiedad intelectual).

Las herramientas que utiliza para registrar a los visitantes son la última pieza del rompecabezas de una recepción agradable y con visión de futuro. Un libro de registro en papel envía el mensaje de que su negocio es tradicional, incluso anticuado. Está generalmente aceptado que las soluciones electrónicas son más seguras, menos propensas a errores y más confidenciales. ¿Quiere que su negocio tenga un aspecto moderno? Es el momento de pasar a lo digital.

¿Desea acondicionar o modernizar su zona de recepción? Lo más fácil es recurrir a un experto que pueda asesorarle en función de sus necesidades actuales y futuras. Desde el diseño hasta la integración de las tecnologías, pasando por la fabricación del mobiliario, Motilde le acompañará en su proyecto. Póngase en contacto con nosotros para obtener un presupuesto personalizado.


FAQ – La disposición de los espacios de recepción

Dependiendo del proveedor, el software de gestión de visitas puede ofrecer las siguientes características:

  • Recepción de visitantes sin contacto
  • Escaneo de la identidad y creación de tarjetas de identificación
  • Notificación al empleado visitado
  • Historia de los visitantes
  • Perfiles de visitantes (para crear acciones de marketing personalizadas)
  • etc.

Hay un gran número de productos diseñados para mejorar la acústica de un espacio: paneles suspendidos, falsos techos, etc. El objetivo es amortiguar la frecuente contaminación acústica de las zonas concurridas. La elección de una solución adecuada dependerá de sus necesidades: tamaño de la sala, frecuencia de uso, diseño, etc.

Como regla general, es mejor colocar el mostrador frente a la entrada.
Debe tener en cuenta las líneas de visión cuando alguien entra en su negocio. Si es su primera visita, buscarán su mostrador de recepción.
Si el visitante tiene que desviarse para llegar a la zona de recepción, asegúrese de colocar una señalización. Es posible que necesite un mostrador en la entrada y otro en la sala de espera si están en lugares diferentes.

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