La plateforme de visioconférence Zoom est devenue un nom familier après avoir connu une année exceptionnelle, en grande partie en lien avec la pandémie et la montée du travail à distance.

Cet outil est principalement utilisé par les entreprises pour organiser des réunions avec des collègues et des clients distants, mais Zoom est un outil tout aussi utile pour rester en contact avec vos amis et votre famille.

La vidéoconférence Zoom est particulièrement appréciée pour sa facilité d’utilisation, sa vidéo et son audio de haute qualité et ses fonctionnalités de collaboration.

Cet article vous détaille comment configurer et organiser une réunion Zoom.

Créer un compte Zoom gratuit

  • Rendez vous sur la page https://zoom.us/ et cliquez sur ‘Inscrivez-vous’ :
zoom-inscription
  • Renseignez les champs obligatoires, puis activez votre compte depuis votre boite mail.
  • Activez votre compte en cliquant sur le lien reçu par email :
zoom-bienvenue
  • Invitez vos collègues à vous rejoindre sur Zoom. Cette étape est optionnelle.
zoom-inviter

Créer une réunion Zoom depuis un compte gratuit

Depuis votre compte de base, trois options s’offrent à vous :

  • PROGRAMMER UNE RÉUNION

Depuis l’onglet ‘Programmer une réunion’,

programmer-zoom

Voici les paramètres recommandés lors de la planification d’une réunion Zoom :

  • Mettez à jour le titre de la réunion dans la zone ‘Sujet’
  • Définir la date et l’heure de la réunion
  • Par défaut la durée de réunion est de maximum 40 minutes pour une visioconférence
  • Laisser l’ID de réunion se générer automatiquement
  • Assurez-vous que l’option ‘code secret’ est activée, pour des raisons de sécurité
  • Paramétrer la vidéo et l’audio selon vos préférences

Copiez ensuite le lien d’invitation de votre nouvelle réunion et envoyez-le aux participants.

  • SE JOINDRE À UNE RÉUNION

Depuis l’onglet ‘Se joindre à une réunion’, saisissez l’ID de la réunion ou le nom du lien personnel. Vous pouvez également accéder à une réunion directement depuis une invitation envoyée via un agenda Google Agenda, Outlook ou encore Calendrier Yahoo.

rejoindre-zoom

Se connecter depuis un mobile ou un fixe

Vous pouvez rejoindre une réunion Zoom par téléconférence/audioconférence (à l’aide d’un téléphone traditionnel). Cela peut être est utile si
– vous n’avez pas de microphone ou de haut-parleur sur votre PC/Mac,
– vous n’avez pas de smartphone (iOS ou Android) ou
– vous ne pouvez pas vous connecter à un réseau pour la vidéo et la VoIP (audio de l’ordinateur)

Vous recevrez des instructions dans l’invitation à la réunion sur la façon dont les participants peuvent joindre l’appel par téléphone.

  • ANIMER UNE RÉUNION

Depuis l’onglet ‘Animer une réunion’, choisissez l’une des trois options suivantes :

  1. Avec la vidéo désactivée
  2. Avec la vidéo activée
  3. Partage d’écran uniquement
appel-zoom

Cette option vous permet de lancer une réunion dans laquelle vous serez par défaut le seul participant. Vous pouvez ensuite inviter vos collègues directement depuis l’onglet ‘Participants’ de la réunion :

Les limitations d’un compte Zoom gratuit

  • Les réunions créées depuis un compte basique sont limitées à 40 minutes de visioconférence en groupe, et 30 heures en face à face.
  • Vous pouvez inviter jusqu’à un maximum de 100 personnes par réunion.

Pour supprimer cette limite de temps et de nombre de participants, vous aurez besoin d’une licence payante. Pour accéder à toutes les fonctionnalités de Zoom, faites appel à nos experts en intégration audio-visuelle !

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Pourquoi s’offrir une licence Zoom payante ?

Zoom propose deux types d’offres : les comptes gratuits, qu’ils appellent ‘de base’, et les comptes payants. Parmi les comptes payants, il existe des éditions Pro, Affaires et Entreprise.

Les comptes gratuits Zoom sont riches en fonctionnalités et peuvent être suffisants pour un individu. Pourtant, pour une entreprise, même petite, un compte Zoom payant offre des options bien plus étendues.

Voici quelques avantages dont vous pouvez bénéficier avec un compte Zoom payant :

  • Plus de limite de temps

Comme mentionné au début de cet article, la licence de base de Zoom vous offre un temps illimité pour les réunions individuelles, mais les réunions de groupe sont limitées à 40 minutes. Avec une licence Zoom payante, vous pouvez organiser des réunions de groupe illimitées avec jusqu’à 100 personnes et collaborer aussi longtemps que vous le souhaitez, sans vous soucier des limites de temps.

  • Enregistrer dans le cloud

Vous pouvez enregistrer des réunions sur votre ordinateur avec une licence de base, mais un compte payant vous permet également de les sauvegarder sur le cloud, ce qui simplifie considérablement l’expérience de partage et libère de l’espace sur votre appareil. Accédez à ces fichiers sur votre portail Zoom et partagez-les facilement sans avoir à télécharger au préalable un fichier volumineux sur une plateforme de partage de contenu. Chaque licence Pro est fournie avec 1 Go d’espace d’enregistrement dans le cloud sans frais supplémentaires.

  • Sondages

La fonction sondage pour les réunions vous permet de créer des questions à choix unique ou multiples. Vous pourrez lancer le sondage lors de votre réunion et recueillir les réponses de vos participants. Vous avez ensuite la possibilité de télécharger un rapport de scrutin après la réunion. Les sondages peuvent également être menés de manière anonyme.

  • Modification de l’identifiant personnel de réunion (PMI)

Avec votre compte payant, vous pouvez changer votre ID de réunion personnel en presque n’importe quel nombre. Votre PMI peut par exemple être votre numéro de téléphone. Avec un compte de base, ce nombre est statique et ne peut pas être modifié.

  • Partage sur les réseaux sociaux

Saviez-vous que vous pouvez diffuser en direct vos réunions Zoom sur Facebook et YouTube ? Vous avez juste besoin d’une licence Pro pour activer le streaming dans vos paramètres Zoom. Vous avez également accès à des services de diffusion en direct personnalisés pour élargir votre audience.

  • Co-hôte

Un co-hôte peut vous aider à gérer vos grandes réunions. Si vous avez une réunion avec 60 personnes, par exemple, et que vous souhaitez obtenir de l’aide pour désactiver tous les participants et répondre aux messages de discussion, les co-hôtes peuvent jouer ce rôle. Vous pouvez avoir autant de co-hôtes que vous le souhaitez dans une réunion Zoom depuis un compte payant.

  • Rapports

Vous pouvez trouver toutes sortes de rapports depuis votre compte payant, dont les rapports d’inscription, de sondage et de présence.

Motilde propose un écosystème complet du matériel de visioconférence Zoom : licences desktop, salles Zoom room, accès internet dédié visioconférence. Nous intégrons également les principaux constructeurs/éditeurs de référence du monde de la visioconférence. Nous pouvons répondre à tous vos besoins de visioconférence à partir d’une analyse des usages que vous attendez de cette technologie.  N’hésitez pas à nous contacter !

Enfin, ne manquez pas de parcourir nos deux Guides de référence sur les systèmes de visioconférence :

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FAQ ZOOM – Foire aux questions

Vous pouvez envoyer une invitation Zoom de quatre manières différentes :

  • Via l’application de bureau en cliquant sur le signe plus dans l’onglet « Réunion ».
  • Dans l’application mobile, vous pouvez envoyer une invitation Zoom en appuyant sur le bouton « Schedule » dans l’onglet « Meet & Chat ».
  • Vous pouvez également inviter des personnes à une réunion Zoom qui a déjà commencé en ouvrant le menu « Participants ».
  • Les invitations Zoom peuvent être envoyées par e-mail ou par message texte, ou encore en copiant et collant le lien d’invitation.
  • Ouvrez le navigateur Internet de votre ordinateur et accédez au site Web de Zoom à l’adresse https://zoom.us/download
  • Cliquez sur « Télécharger »
  • L’application Zoom commence alors à se télécharger. Vous devez ensuite cliquer sur le fichier .exe pour lancer le processus d’installation.
  • Pendant une réunion, cliquez sur l’icône « Réactions » dans la barre d’outils située en bas de votre écran.
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  • Cliquez sur ‘Lever la main’
lever-la-main

La possibilité de modifier les arrière-plans de Zoom est l’une des caractéristiques les plus populaires de l’outil. Pour changer le fond lors d’une réunion Zoom :

  • Cliquez sur votre photo de profil, puis sur Paramètres.
  • Dans la barre de menu de gauche, cliquez sur l’onglet Arrière-plan virtuel (si vous ne voyez pas cet onglet, connectez-vous au site Web de Zoom, allez dans Paramètres et basculez sur Arrière-plan virtuel).
  • Dans l’onglet Arrière-plan virtuel, sélectionnez l’une des images par défaut de Zoom ou téléchargez votre propre image.
    Pour ajouter votre propre image ou vidéo, cliquez sur l’icône + pour la télécharger depuis votre ordinateur.

Vous pouvez ajouter ou modifier votre photo de profil Zoom dans n’importe quelle version de l’application, ainsi que sur le site web. Changer votre photo de profil sur un appareil la modifiera partout où vous serez connecté à ce même compte.

Ces étapes fonctionnent pour les applications de bureau Mac et PC :

  • Ouvrez Zoom et connectez-vous à votre compte.
  • Cliquez sur votre icône actuelle dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
  • Cliquez sur ‘Profil’, puis une nouvelle fois sur l’image actuelle
  • Choisissez une nouvelle photo de profil sur votre ordinateur, puis redimensionnez-la et cliquez sur Enregistrer.

Sinon, lorsque vous êtes en réunion, passez votre souris sur votre photo et cliquez sur les trois points qui apparaissent dans le coin, puis sélectionnez ‘Modifier la photo de profil’. La fenêtre pop-up qui vous permet de choisir une nouvelle photo apparaîtra immédiatement.

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