Equiper une salle de visioconférence : les 6 conseils pour optimiser la productivité de vos équipes

Ça y est ! Vous êtes décidés.

Finies les visioconférences bricolées avec Skype dans la salle polyvalente de réunion. Vous êtes prêts à vous équiper d’une salle de visioconférence afin de pouvoir collaborer plus efficacement et rapidement avec vos équipes.

La décision d’installer une vraie salle de réunion collaborative (ou vidéoconférence, c’est la même chose ;-P) étant prise, voici six thématiques importantes à vérifier avant de vous lancer dans l’investissement :

1# UNE SALLE DE RÉUNION COLLABORATIVE ADAPTÉE À LA COLLABORATION À DISTANCE ?

Plusieurs points précis doivent être pris en compte avant d’équiper votre salle de visioconférence :

  • Le plus évident : la taille de la salle de réunion collaborative doit correspondre au nombre de participants envisagés. Typiquement, il faut se garder au minimum un mètre entre le dos des sièges et le mur.
  • la forme rectangulaire – la plus classique – est adaptée à une salle de visioconférence sous réserve de conserver un rapport entre la longueur et la largeur qui n’excède pas 3 (en clair, il faut éviter les couloirs) ; une forme trapézoïdale qui va reprendre la forme en V de la table est également possible.
  • l’éclairage de votre salle de visioconférence : il s’agit d’un paramètre très important. La lumière naturelle doit être transversale à l’écran : il faut absolument éviter les effets de contre-jour. De plus, les participants dans la salle de réunion collaborative doivent être éclairés correctement (environ 200 lux) ; par ailleurs, les écrans interactifs ne doivent pas être pris en lumière rasante.
  • l’acoustique de votre salle de visioconférence: éviter les grandes surfaces vitrées sur quatre côtés de votre salle de réunion collaborative qui amplifient la réverbération du son. Si nécessaire, il faut prévoir un ou deux murs habillés avec un matériau absorbant acoustique.
  • la porte / les portes du côté opposé à l’écran : en effet le flux des personnes entrantes doit s’effectuer derrière les participants et non venir couper le champ visuel de l’écran.
  • la confidentialité de la salle de réunion collaborative: si la salle de visioconférence est destinée à accueillir des réunions collaboratives à caractères confidentielles, il faut veiller à ce que l’écran (les écrans) ne soit (soient) pas visibles de l’extérieur de la salle.

2# LE TRAVAIL COLLABORATIF DANS LA SALLE DE VISIOCONFÉRENCE

Bien entendu, vous aurez à cœur d’anticiper les outils qui vont permettre à vos équipes d’échanger, de coproduire, de se challenger, avec des outils performants dans votre nouvelle salle de visioconférence.

Vous trouverez des informations utiles pour choisir ces outils grâce à d’autres articles présents sur notre blog.

3# QUEL MOBILIER POUR VOTRE SALLE DE RÉUNION COLLABORATIVE?

Il est important que tout le monde puisse voir tous les écrans de la salle de visioconférence sans se déplacer et vice-versa : le(s) site(s) distant(s) doivent visualiser tous les participants présents dans la salle de réunion collaborative. Par conséquent, une forme en V de la table est fortement recommandée.

Par ailleurs, tous les câblages, appareils électroniques et périphériques doivent être intégrés au mobilier et à l’agencement, sécurisés contre un déplacement intempestif (sans même parler du vol) ; c’est le seul gage pour le facility manager d’une certaine sérénité.

4# QUEL MATÉRIEL DE COLLABORATION DISTANTE CHOISIR POUR VOTRE SALLE DE RÉUNION COLLABORATIVE?

Il y a une vie en dehors de la salle de réunion collaborative (eh oui ;-D).

Parce que vous passez le plus clair de votre temps en réunion (un cadre passe en moyenne 21 heures par semaine en réunion, soit plus qu’à son poste de travail), vos équipes distantes doivent être joignables facilement depuis la salle de visioconférence. Les outils collaboratifs sont nombreux mais peuvent être regroupés autour des trois thèmes suivants : audioconférence, visioconférence, et partage de contenus/coédition à distance.

Faites confiance à un professionnel pour vous faire des propositions qui répondent à votre cahier des charges. N’hésitez pas à demander un POC (Proof Of Concept) ou autrement dit un essai avec le matériel demandé.

5# OÙ METTRE LES ÉQUIPEMENTS DE VISIOCONFÉRENCE (CAMÉRA, MICRO, HAUTS-PARLEURS, ÉCRANS) ?

Notre billet de blog « les bases de la visioconférence » apportent des réponses à ce sujet. Là aussi, il est nécessaire de se poser la question avant de commencer à équiper une salle de visioconférence.

6# LA CONNEXION INTERNET EST-ELLE ADAPTÉE A MA SALLE DE RÉUNION COLLABORATIVE?

Deux points sont à vérifier ici : la capacité de la connexion locale (wifi la plupart du temps) mais plus important encore : la qualité de l’accès à internet (débit, gigue, latence).

Vous trouverez des éléments chiffrés sur cette thématique ici : de quel accès internet faut-il se doter pour une visioconférence de qualité?


En conclusion, la prise en compte simultanée de ces six points vous permettra d’équilibrer et maîtriser votre budget en évitant les frustrations et coûteuses mises à niveau lorsque vous allez équiper votre salle de visioconférence.

Si vous voulez en savoir plus, n´hésitez pas à nous contacter.

 

Vous trouverez plus d’information sur la page de de notre site « les espaces de visioconférence »

Ainsi que sur les billets de blog suivants :

 

Enfin, ne manquez pas de parcourir nos deux Guides de référence sur le sujet :

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