Le travail collaboratif en ligne ne date pas d’hier mais il est venu pendre une place centrale dans les entreprises depuis la pandémie Covid. Organiser une visioconférence régulière fait désormais partie du quotidien des cadres.

De plus, la notion d’équipe se décline maintenant de façon combinée entre personnel de l’entreprise et partenaires extérieurs rendant ainsi l’organisation de visioconférences multi-plateformes indispensable.

La problématique du travail collaboratif en ligne de la collaboration à distance est donc un enjeu stratégique pour toutes les organisations.


Face à ce défi, les dirigeants d’entreprise se demandent comment mieux fédérer leurs équipes distantes. Nous proposons ici quatre solutions pratiques pour répondre à cet enjeu majeur.

1. Les outils du travail collaboratif en ligne

Tout d’abord, il ne faut pas confondre communiquer et fédérer.
Par exemple, l’échange de mails permet de communiquer mais en aucun cas de fédérer. Pour fédérer, il faut s’élever dans l’ordre de l’interaction, c’est-à-dire s’entendre, se voir, se toucher.

Pour développer l’efficacité du travail collaboratif en ligne avec succès, l’entreprise doit enseigner à ses membres une bonne pratique sur le couple « nature de l’échange / média d’interaction ».

Par exemple, le mail est inadapté à un message stratégique de la direction, de même que le téléphone pour un échange sur les chiffres du contrôle de gestion ou sur le dernier plan du bureau d’études.

Comment arriver à mettre en place cette bonne pratique ?
Comme souvent la première réponse réside dans l’exemplarité du management mais celle-ci peut être précédée d’une information des ressources humaines sous forme de quelques règles/recommandations à suivre par tous les salariés.

2. Les lieux du travail collaboratif en ligne

Comme exposé précédemment, le niveau ultime de la communication et de la fédération se situe au niveau du face-à-face. Lorsque vos équipes distantes vous rejoignent dans vos locaux, il est donc essentiel de favoriser tant que possible cette pratique du face-à-face sous forme de lieux d’échanges informels et formels.

  • Les lieux informels sont une des clés de la réussite d’un travail collaboratif entre équipes en entreprise : espace café/détente, tables de dégagement, canapés/tables basses, cafétéria, … Ils doivent être présents en nombre suffisant et bien répartis dans l’espace de travail.
    Leur attractivité (confort, design, caractère convivial voire ludique) va participer de façon importante à la fréquence et la qualité des échanges entre salariés.
  • Pour les lieux formels, les espaces de réunions –grands et petits- doivent être équipés de façon très professionnelle en permettant tout type d’échange de contenus (partage de documents, coédition) avec les participants en local mais également à distance (visioconférence) dans de très bonnes conditions.
  • Ces lieux de réunion formelle doivent également être en nombre suffisant, ce qui veut dire qu’un système de gestion de salles doit renvoyer l’information de disponibilité de ces espaces afin que la direction puisse prendre les bonnes mesures en cas de pénurie.

Il faut noter que vous devrez avoir une culture d’entreprise favorable à la collaboration vidéo pour mettre en place une solution de visioconférence!

3. Les connexions du travail collaboratif en ligne

Vos équipes distantes sont tributaires dans leur communication avec le reste de l’entreprise de la qualité et de la disponibilité de leur liaison intra ou internet.

En cas de nomadisme à l’extérieur (chez un client, un fournisseur, …), il n’y a pas grand-chose que l’entreprise puisse faire, à part équiper ses équipes de smartphones performants (4G, Wifi).

En revanche, dans les locaux de l’entreprise, si vous souhaitez vraiment fédérer vos équipes distantes afin qu’elles puissent travailler collaborativement en ligne, il faut mettre le paquet sur la qualité de la connexion internet dans les espaces de collaboration. C’est la seule garantie de l’envie de vos équipes à se connecter par des moyens fédératifs (audio-web-visioconférence) à leurs collègues distants.

Un audit des liaisons internes (Wifi, réseau filaire) et externes (bande passante, gigue) peut être un début simple d’évaluation du niveau de « performance communicante » de l’entreprise. Demandez-le gratuitement !

4. La culture d’entreprise & l’organisation de visioconférences

« Loin des yeux, loin du cœur » dit le dicton populaire. Est-ce le cas dans votre entreprise ? La direction est-elle exemplaire dans l’implication des équipes distantes ? Les managers sont-ils les premiers à encourager l’utilisation de la visioconférence en entreprise? Voici des éléments importants qui rassembleront les équipes locales et distantes pour mieux interagir et réaliser un travail collaboratif en ligne efficace ?

La culture d’entreprise se construit à travers l’exemplarité du management à organiser une visioconférence avec des outils performants. Le reste : chartes, déclarations, communication du top management, ne fait pas de mal mais reste bien souvent bien peu efficace. 😉

N’hésitez pas à demander une étude personnalisée pour répondre à vos propres problématiques de collaboration !

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