4 points clés pour une salle de réunion collaborative efficace

Pour simplifier, une salle collaborative est une salle qui favorise l’échange et la production de contenus partagés en impliquant tous les participants présents et distants.


Voici les 4 points clés qui vont rendre votre salle incontournable pour la collaboration des équipes :

1. TOUS LES PARTICIPANTS PRÉSENTS SONT IMPLIQUÉS DANS LA RÉUNION

5 pré-requis pour cet objectif :

Et enfin … un animateur de qualité (non fourni par MOtilde 😉

2. TOUS LES PARTICIPANTS DISTANTS SONT IMPLIQUÉS DANS LA RÉUNION

6 pré-requis pour cet objectif :

  • Des solutions de visioconférence pour collaborer de qualité et intuitives d’utilisation
  • Un espace bien agencé pour voir le site distant et le contenu partagé
  • Une caméra HD dans l’axe de l’écran qui affiche le site distant (le contact visuel est primordial pour se comprendre) + un son qualité CD diffusé également au niveau de cet écran + un micro qualité CD omnidirectionnel.
  • Un éclairage adapté pour le confort visuel du (des) site(s) distant(s).
  • Chacun (local ou distant) peut prendre la main instantanément à partir de son terminal pour afficher un contenu différent ou modifier/enrichir un document partagé

Mais aussi … une liaison internet à débit garanti et conforme à la configuration de la réunion (nombre participants distants, définition des écrans, …).

 

3. LA TECHNOLOGIE EST ACCESSIBLE, INTUITIVE ET FIABLE

4 pré-requis pour cet objectif :

  • La connexion au réseau et à l’écran/aux écrans partagé(s) est accessible directement par wifi et par câble.
  • Un rangement sécurisé permet d’assurer que les accessoires restent toujours présents
  • Les câbles et la connectique sont intégrés dans l’espace et le mobilier.
  • Les participants sont autonomes (sans aide extérieure) pour mettre en œuvre les outils de collaboration et de visioconférence

 

Les plus pour un démarrage de la réunion sans stress :

+ Une dalle de pilotage (éclairage, multimédia) de la salle avec des scenarios préconfigurés

+ Un outil de réservation de salle qui intègre la réservation des outils nécessaires à la réunion

4. LE SUIVI ET L’ENREGISTREMENT DE LA RÉUNION SE FAIT EN TEMPS RÉEL

2 pré-requis pour cet objectif :

  • Les différents échanges et contenus partagés peuvent être enregistrés en temps réel; ils sont donc disponibles à tout moment sur un média électronique (mail, intranet, ..)
  • Les enregistrements peuvent être diffusés à tous les participants d’un simple clic en fin de réunion

Si nécessaire, la salle collaborative intègre également :

+ un outil de vote électronique

+ un enregistrement video, audio et données de la réunion

+ un logiciel de gestion de réunion

+ une diffusion en temps réel des débats accessible de l’extérieur (streaming)

 


En conclusion, il est nécessaire de penser de façon globale une salle de réunion collaborative afin de garder une cohérence fonctionnelle et esthétique, mais également pour anticiper les nombreuses interfaces mobilier/technologie/agencement.

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La bonne nouvelle est que les coûts actuels de la technologie permettent à une PME de s’équiper d’une telle salle collaborative efficace, typiquement dans des budgets entre 5 et 20 k€, suivant les fonctionnalités retenues. 

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