Comment aménager au mieux ma salle de réunion ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la salle de réunion est un lieu clé où les décisions importantes sont prises.

Si vous installez une nouvelle salle, projetez de rénover un espace existant ou encore cherchez une idée d’aménagement de salle de réunion, cet article vous explique tout ce que vous devez savoir sur la façon d’organiser le nouvel espace de réunion préféré de votre équipe.

Cadrer les objectifs de la salle

« Choisir, c’est mourir un peu ». Un projet de salle de réunion n’échappe pas à cet adage d’André Gide. En effet, il faut rappeler ici qu’il n’existe pas de salle universelle de réunion, polyvalente et efficace pour chaque usage : réunion de projet, séance de créativité, présentation formelle par un responsable, visioconférence, nombre aléatoire de participants, etc… Se passer de cette étape de cadrage peut sembler confortable dans un premier abord (on ne fâche personne + économie de temps). Cependant, cette manière de faire va vite se payer au prix fort lors de la réalisation et l’exploitation de la salle.

Pour illustration, une salle de visioconférence ne requiert ni le même agencement ni le même mobilier ni les mêmes outils technologiques qu’une salle de créativité. Dans cette dernière, des poufs faciles à déplacer seront une solution intéressante, qu’il faudra en revanche exclure pour une salle de visioconférence.

Cadrer ses besoins et ses objectifs n’est pas toujours chose facile. N’hésitez pas à faire appel à un intégrateur, doté d’une solide expérience en technologies et mobilier/agencement de salle de réunion.

Considérations clés sur l’aménagement de la salle de réunion

Voici ce à quoi vous devez penser avant de planifier l’agencement de votre salle de réunion:

• Effectif : Déterminez combien de personnes vous devrez accueillir en moyenne dans cet espace collaboratif. Les recherches suggèrent que les réunions les plus productives sont composées de 8 personnes ou moins, donc si vous décidez de tenir des réunions plus petites, vous pouvez par exemple vous concentrer sur un modèle « huddle room ».
• Sécurité : Une fois que vous avez un décompte précis des effectifs, réfléchissez aux dispositifs de sécurité dont vous aurez besoin. Des éléments comme l’accès aux fauteuils roulants et les chemins dégagés menant aux portes de sortie de secours doivent être pris en compte en priorité.
• Dimensions de l’espace : Vous aurez également besoin des mesures de l’espace disponible dans la salle. Cela peut sembler évident mais ce paramètre est l’un des premiers à prendre en compte lorsque vous commencez à aménager une salle de réunion.
• Besoins physiologiques : La salle de réunion est un lieu de vie où l’on passe de plus en plus de temps : un cadre passe même en moyenne plus de temps en réunion qu’en salle. Il faut donc s’attacher dès la conception à regarder de près les aspects de confort visuel, acoustique, ou postural.
• Technologies. Incontournables puisque ce sont les outils audiovisuels qui vont vous permettre la collaboration tant dans la salle qu’à distance : écrans, caméra, microphone, système de visio, de partage d’écrans,  …

La décoration de votre salle de réunion

Le choix des couleurs

Lors de la conception de salles de réunion pour répondre aux besoins des employés, la couleur est un élément souvent négligé. Les psychologues et les experts conviennent que la couleur d’une pièce a un impact direct sur l’humeur et les niveaux de productivité de ceux qui s’y trouvent.

Des études ont montré que les couleurs fades telles que les blancs, les gris et les beiges induisent des sentiments de tristesse et de dépression chez les travailleurs qui sont généralement coincés à l’intérieur toute la journée avec un éclairage fluorescent.

Les couleurs calmes, telles que les nuances de bleu et de vert, favorisent la productivité, la concentration et la relaxation. Ces palettes que l’on retrouve le plus dans la nature favorisent une sensation globale de bien-être.

On dit que les jaunes gais, associés à l’optimisme, stimulent la créativité et l’innovation. C’est un excellent choix pour les créatifs de votre bureau.

Il a été démontré que d’autres couleurs vives, telles que des nuances de rouge, augmentent la fréquence cardiaque et invoquent la passion. C’est un bon choix qui, utilisé avec parcimonie et par petites touches, peut attirer l’attention sur des endroits importants de l’espace.

Les matériaux

De même que la couleur, les matériaux peuvent modifier la façon dont un espace est vécu. Le verre et le chrome par exemple donnent un look moderne et épuré. D’autre part, le bois est extrêmement polyvalent et peut être utilisé dans de nombreuses applications.

Une essence de bois bien choisie peut apporter de la chaleur dans la pièce et ajouter une touche sophistiquée ou au contraire rustique.

Laisser entrer la lumière naturelle

L’éclairage naturel donne l’impression que les pièces sont plus grandes tout en les remplissant d’une lumière chaleureuse. N’enfermez pas les membres de votre équipe dans une grotte sombre pour vous attendre ensuite à ce qu’ils réfléchissent à de nouvelles idées importantes et brillantes.

L’agencement de votre espace de réunion

En ce qui concerne l’agencement, de nombreuses options s’offrent à vous. Vous n’êtes pas obligé de vous en tenir au cadre traditionnel d’une salle de conférence : une grande table entourée de chaises. En fait, vous pouvez même garder l’espace flexible.

Avant d’aborder le mobilier, examinons quelques-unes des configurations que vous pouvez envisager :

• Forme en U ou en V : elle est utilisée pour les réunions avec une focalisation importante sur l’écran (présentations, visioconférence). Ce type de disposition permet également à l’orateur de se déplacer facilement dans la pièce et d’interagir avec tout le monde. Vous verrez également plus de participation de groupe avec ce style.
• Salle de classe : cette configuration est très populaire et est souvent utilisée pour les ateliers. C’est idéal pour les formations et les personnes qui utiliseront leurs ordinateurs portables et autres appareils électroniques pendant la réunion pour prendre des notes.
• Théâtre : comme son nom l’indique, il s’agit d’une configuration similaire à celle que vous trouverez dans une salle de théâtre ou de cinéma. Ici, les sièges sont disposés en rangées, ce qui permet à l’espace d’accueillir facilement plus de sièges. Ce style est souvent utilisé pour les conférences, séminaires, etc. où les participants écoutent principalement.

Mobilier et équipement

Ensuite, vous devrez choisir le mobilier de votre espace de réunion. Si votre pièce est amenée à être utilisée de différentes manières, vous le voudrez mobile et flexible. De cette façon, vous pouvez configurer la salle dans l’une des différentes dispositions que nous avons examinées dans la section précédente.

Le choix des tables

Les tables courtes peuvent être assemblées en une longue table ou placées dans différentes positions, selon la configuration que vous choisissez. Cela rend votre espace plus flexible et convivial. Recherchez des tables qui se plient facilement et sont faciles à déplacer.

Le choix des sièges de réunion

Personne ne veut s’asseoir pendant une réunion, longue ou courte, dans une chaise inconfortable. Choisir des sièges confortables et durables aidera tout le monde à rester concentré et productif. Envisagez des fauteuils ergonomiques réglables à la morphologie de chacun pour un maximum de confort. Les personnes susceptibles d’utiliser la salle de réunion sont de toutes sortes de formes et de tailles, donc les chaises réglables sont un moyen de mettre tout le monde à l’aise.

Un autre conseil pour choisir des meubles de salle de réunion à l’ère de la COVID-19 est de considérer les matériaux. Évitez les tissus doux au profit de surfaces faciles à désinfecter, comme le vinyle ou le plastique recyclé.

En ce qui concerne l’équipement, réfléchissez à nouveau à la manière dont votre pièce sera utilisée. Vous aurez peut-être besoin d’équipement pour des réunions virtuelles, d’un écran pour les présentations, d’un accès sans fil au réseau et plus encore. Et n’oubliez pas que vous devrez fournir une excellente connectivité Internet à votre salle de réunion. C’est une nécessité à l’heure où tous les participants sont susceptibles de télécharger du contenu vidéo.

Vous voudrez peut-être également inclure un ou deux canapés dans la pièce, ainsi qu’une table basse ou des tables d’appoint. Cela donne à la pièce une atmosphère chaleureuse et des sièges supplémentaires, si nécessaire.

Au final, n’oubliez pas de désencombrer la pièce et de prévoir les sens de circulation dans l’espace.

Choisir les outils

De même que pour le mobilier, les outils ne seront pas les mêmes en fonction de vos objectifs. Toutefois, quel que soit la vocation de la salle, vous pouvez examiner les équipements technologiques nécessaires en balayant ces quatre grandes fonctionnalités :

• Le multimédia. Combien d’écrans sont nécessaires ? Écrans tactiles interactifs ou passifs ? La dimension de la salle impose-t-elle une sonorisation ? …
• La collaboration locale. Quel type de partage de contenus ? Combien de participants peuvent prendre la main ? …
• La collaboration distante. Les solutions sont nombreuses : audio ou visioconférence, Tableau Blanc Interactif partagé, …

Et enfin, ne pas oublier la connexion entre les différents équipements de la salle, mais aussi avec les participants. Concrètement, il faut examiner la ou les borne(s) wifi nécessaire(s), ainsi que les points d’accès réseau (prises RJ45).

Exemples de projets de salles de réunion

Nous avons sélectionné pour vous quelques exemples de nos réalisations, que vous pouvez utiliser comme inspiration pour votre projet d’aménagement :

Derniers conseils sur la configuration de votre prochaine salle de réunion

Au cœur de toute salle de réunion se trouve la collaboration qui s’y déroule. En trouvant la bonne combinaison de mobilier, d’équipement et d’outils pour votre entreprise, vous pouvez créer un environnement qui facilite naturellement les échanges.

De plus, n’oubliez pas que les préférences personnelles existent dans n’importe quel espace de réunion ! Crowdsourcez les idées et les suggestions de votre équipe afin que toutes les voix soient entendues et représentées tout au long du processus d’aménagement de votre nouvelle salle.

Vous souhaitez aménager votre salle de réunion ? Contactez nos experts pour un devis personnalisé.