3 réflexions préalables à mener avant de réaliser une salle de réunion flexible et polyvalente

Vous êtes toujours  plus nombreux à nous demander de vous accompagner dans la mise en place d’une salle de réunion flexible et polyvalente. Les raisons sont multiples : budget contraint, manque d’espaces dans les bâtiments, etc.

Dans ce qui suit, nous allons développer trois réflexions préalables autour de ce thème, afin de vous aider dans la définition de votre salle de réunion flexible et polyvalente.

1# Les priorités

Fort de la conception et de la réalisation de plusieurs centaines de salle de réunion, nous pouvons affirmer que la « salle couteau suisse » qui permettrait de répondre à tous les usages n’existe pas à ce jour. Aussi, il faut s’obliger à une hiérarchisation des besoins ; par exemple : visioconférence > présentation > formation > … C’est à partir de cette hiérarchie que vous allez construire la solution définitive, en ayant bien à l’esprit que les besoins les moins prioritaires ne seront pas traités à 100% … Par exemple, une salle performante optimisée pour la visiocollaboration entre deux bureaux d’étude distants ne pourra jamais devenir une excellente salle de formation.

2# Agencement et mobilier

La flexibilité et la polyvalence de la salle va venir en premier lieu de la mobilité du mobilier.

Trois solutions sont à examiner :

• les roulettes
• un mobilier léger qui se déplace par son propre poids
• une solution reconfigurable

L’agencement de la salle va également jouer un rôle dans la reconfiguration : éclairage, éléments de déco, cloisons mobiles, espaces secondaires différenciés par la géométrie ou la décoration, etc.

Des accès à des trappes de courants forts et faibles, voire même un faux plancher technique permettront le nomadisme des différents appareils électriques.

Voici un exemple de grande salle reconfigurable qui permet beaucoup d’usages différents :

3# Technologie

Par définition, une salle polyvalente va héberger une variété importante d’équipements multimédias et collaboratifs. À partir de là, il faut sélectionner ces équipements sur trois critères :

• La flexibilité de leurs fonctionnalités.

Ma technologie peut-elle s’adapter au nombre de participants ? (ex : le nombre de dongles/boutons de mon système de partage de contenu est-il extensible ?) à la connectique des périphériques connectés entre eux ? à la position des participants dans la salle ? à des participants distants ? à l’éclatement en sous-groupes ?

Que devient la qualité audio lorsque l’on passe du système de visioconférence à un microphone haut de gamme ?

La configuration en écran double est idéale pour la vidéoconférence (un écran pour le site distante, un autre pour le document partagé) mais que se passe-t-il lors d’une plénière avec le personnel où la direction veut présenter un document ?

• L’intuitivité et la simplicité de la reconfiguration.

Il faut se méfier des solutions qui embarquent trop d’applications. Par ailleurs, faut-il faire passer un technicien dans la salle avant une visioconférence ? l’enregistrement d’une session de formation ? …

Les fonctionnalités prioritaires de la salle sont-elles directement accessibles sans passer par un sous-menu ?

• Leur mobilité dans la salle

Nous avons souligné dans le paragraphe 2 l’importance de ce critère pour le mobilier et l’agencement, mais la technologie doit suivre. Deux points à prendre particulièrement en compte concernant ce critère :

a) Qui dit équipement électrique, dit câble de puissance et parfois également courant faible. Concernant ce dernier point le wifi permet souvent d’assurer une grande mobilité dans l’espace de collaboration. En revanche, il en va autrement pour le courant fort : d’où l’utilité des trappes d’accès dans le sol ou du faux plancher évoqué au paragraphe 2. Mais si vous souhaitez une mobilité plus radicale, il reste la solution d’autonomie apportée par l’usage de batteries.

b) La présence d’écrans, hauts-parleurs et micros de rappel, pilotables intuitivement depuis une dalle tactile permet également de multiplier les usages et les participants.