Identifiez vos besoins stratégiques en collaboration

Quels sont vos besoins ?

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Aménager et équiper ma salle de réunion

L’agencement d’une salle de réunion ne s’improvise pas mais se réfléchit en amont de toute décision d’investissement. N’oubliez pas qu’il s’agit du premier lieu où vos cadres et vos équipes tertiaires vont passer la majeure partie de leur journée. Aujourd’hui, un cadre passe plus de temps en réunion qu’à son poste de travail, l’enjeu pour la productivité de votre entreprise est donc important.

Votre entreprise doit bénéficier d’espaces et d’outils spécialisés, intégrés de façon naturelle à votre environnement de travail :

  • Des outils de partage de contenus simples et intuitifs qui permettent également l’enrichissement et la modification du contenu des autres participants.
  • Une solution performante de visiocollaboration : combinaison de visioconférence, d’écrans interactifs, de co-édition et d’un espace dédié.
  • Un accès internet qui apporte à tout moment la bande passante nécessaire aux outils de partage de contenu et à la visioconférence.

Diminuer mes coûts de déplacement

« Au total, 26,6 milliards d’euros sont dépensés chaque année en frais de déplacement par les entreprises françaises (source transport.sia-conseil)

 

La visocollaboration ne vient pas supprimer tous les déplacements car le face-à-face reste indispensable à intervalles réguliers pour fédérer une équipe. En revanche, il est tout à fait possible d’alterner déplacements et visioconférence pour un résultat identique, voire meilleur.

Prenons l’exemple d’un salarié qui se rend tous les mois dans une filiale ou chez un partenaire de business : client, fournisseur, … Une bonne pratique consisterait à modifier la fréquence de ses déplacements à un par trimestre, complété par trois ou quatre sessions de visiocollaboration dans le même trimestre.
Nous aurions donc ici une réduction de 66% du nombre de trajets.

Dynamiser mes réunions

Vos réunions sont ennuyantes, vos salariés ont l’impression d’y perdre leur temps ?

Motilde vous propose divers outils technologiques pour dynamiser ces moments d’échange :

  • outils de partage plug and play efficaces pour que vos réunions débutent à l’heure et permettant à chaque participant de contribuer aux échanges
  • outils interactifs tels que l’affichage ou le vote : chaque participant devient acteur de la réunion
  • outils de collaboration ou de co-édition : chacun peut annoter, modifier, commenter les informations affichées
  • visio-conférence : pour ouvrir vos réunions aux intervenants extérieurs
  • éclairage adapté : lumière plus ou moins vive et/ou chaude en fonction du type de réunion

Une salle de contrôle ergonomique

Une salle de contrôle doit être conçue comme un ensemble cohérent : l’agencement et le mobilier sauront intégrer les équipements technologiques de façon ergonomique.

 

Sur le plan de la technologie comme de l’agencement et du mobilier, il est important de mettre l’accent sur des solutions de pilotage très ergonomiques ; le personnel affecté à ces postes doit souvent exercer pendant de longues heures ces tâches de contrôle.

Par exemple, il est primordial de faciliter la tâche d’un opérateur de contrôle appelé à gérer simultanément plusieurs écrans en lui programmant une console centrale de gestion de tous ses écrans de pilotage.

Développer mes relations commerciales à distance

Outre qu’ils sont coûteux, les déplacements commerciaux sont surtout consommateurs de temps.

Heureusement, il est aujourd’hui possible de rencontrer ses prospects ou clients dans de bonnes conditions … et depuis chez soi.

Comment ? Avec une solution de visioconférence performante et dotée d’un logiciel client très intuitif. En effet, il est délicat d’imposer à son client une expérience médiocre de visioconférence (coupures, image ou son hachés, …) et de lui demander de prendre le temps de se familiariser/se former à un logiciel.

Les incontournables de cette solution orientée client :

Simplifier l’usage de mes outils de collaboration/de visio

La simplicité d’usage des outils de collaboration est devenue un véritable enjeu pour les entreprises. Ces outils – en apportant toujours plus de fonctionnalités – se sont complexifiés et requièrent souvent une installation par le service informatique.

MOtilde a fait le choix de ne retenir que des outils ergonomiques et intuitifs, opérables directement par les utilisateurs finaux.  Nous développons des IHM (Interface Homme Machine) lorsque l’intuitivité ne nous paraît pas suffisamment immédiate.

Par exemple,  nous considérons qu’une visioconférence doit se démarrer comme un téléphone : en appuyant d’une touche sur le pictogramme « appel ».

Nous privilégions toujours les solutions BYOD (Bring Your Own Device) lorsque cela est possible : l’utilisateur aura toujours plus de facilité à naviguer dans une interface qui lui est familière.

Permettre à deux ou plusieurs sites distants de travailler ensemble

Fédérer des équipes distantes passe en premier lieu par se voir, être vu, s’entendre et être entendu dans de bonnes conditions. En second lieu, il est nécessaire de pouvoir partager l’information et mieux encore de pouvoir la co-produire.

La réponse technique à cette fédération d’équipe doit intégrer les équipes sédentaires qui disposent d’un espace dédié de collaboration, mais également les équipes nomades.

Les incontournables de cette fédération d’équipe :

  • Rassembler les participants d’un même site dans un espace de collaboration (Bulle de Com, salle de réunion) qui soit bidirectionnel : l’échange est aisé aussi bien en local qu’avec les participants distants.
  • Disposer d’une solution BYOD de visioconférence avec coédition qui se démarre d’un clic.

“Pour accompagner au mieux mon organisation à la fois géographique et matricielle, il était devenu nécessaire d’adapter nos outils de communication et nos modes de travail vers plus de collaboration à distance. MOtilde a répondu avec succès à notre besoin”

OLIVIER ANGLEYS

DG Espace 4